Kişisel verileri işleyen kuruluşların çoğu için VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) kaydı bir zorunluluktur. Bunun yanında 6698 sayılı KVKK, verisi işlenen kişilere veri sorumlusuna başvurma hakkı tanır ve bu başvurular sıkı sürelere bağlıdır. Hem kayıt yükümlülüğü hem de başvuru süreleri, uygulamada en çok gözden kaçan noktalardır.
VERBİS yükümlülüğü kimi kapsar?
VERBİS’e kayıt, işlenen verinin niteliğine, çalışan sayısına ve faaliyet türüne göre değişir; bazı veri sorumluları istisna kapsamındadır. Kayıt yükümlüsü olduğu halde sicile girmeyen kuruluşlar idari yaptırımla karşılaşabilir. Bu nedenle önce kayıt zorunluluğunun bulunup bulunmadığı doğru saptanmalıdır.
İlgili kişi başvurusunun işleyişi
Verisi işlenen kişi, önce veri sorumlusuna yazılı olarak başvurur. Veri sorumlusu, KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermek zorundadır. Bu süre içinde yanıt verilmemesi ya da cevabın yetersiz olması halinde kişi, Kurula şikayet yoluna gidebilir. İki aşamalı bu yapının atlanması, şikayetin usulden değerlendirilmemesine yol açabilir.
Kurula şikayet süresi
Kurula başvuru da süreye tabidir; veri sorumlusunun cevabının öğrenilmesinden itibaren işleyen ve her halde başvuru tarihinden itibaren işleyen sürelerin birlikte gözetilmesi gerekir. Süre yönetimi için başvuru ve cevap tarihlerinin belgeyle saklanması şarttır.
Uyum için pratik başlıklar
- Kayıt zorunluluğunun kriterlere göre değerlendirilmesi
- Aydınlatma metinleri ve rıza kayıtlarının düzeni
- İlgili kişi başvurularını karşılayacak iç süreç
- Başvuru ve cevap tarihlerinin arşivlenmesi
Bu içerik genel niteliktedir. Kuruluşunuzun faaliyeti yükümlülükleri değiştirir; somut durumunuz için uzman görüşü almanızı öneririz.