Kişisel veri mevzuatında yaptırım çoğu zaman tek bir şikâyetle başlar, ancak inceleme şikâyetin konusuyla sınırlı kalmayabilir. Bu nedenle bir veri sorumlusunun karşılaştığı asıl risk, tek bir eksiklik değil; kayıt, aydınlatma ve güvenlik başlıklarının birbirini doğrulamamasıdır. 6698 sayılı Kanun ve 5651 sayılı Kanun çerçevesindeki bu kontrol, yaptırım öncesinde ve sonrasında yapılması gerekenleri sıralar.
Kayıt yükümlülüğü ile fiili durumun örtüşmesi
Sicile yapılan bildirim, işletmenin gerçekte işlediği verilerle uyumlu olmalıdır. Uygulamada en sık görülen tutarsızlık, bildirimde yer almayan bir veri kategorisinin fiilen işlenmesi ya da saklama sürelerinin bildirimde yazılandan uzun tutulmasıdır. İnceleme sırasında bu fark tek başına bir bulguya dönüşebilir. Kayıt bilgisi, envanter ve saklama-imha politikası aynı tarihli ve birbirini destekleyen belgeler olmalıdır.
İnceleme başlamadan önce hazırlanacak dosya
- Veri işleme envanteri ve kayıt bildirimi çıktısı
- Aydınlatma metinleri ile bunların hangi kanalda sunulduğuna dair kayıtlar
- Açık rıza alınan süreçlerde rızanın alınma biçimi ve geri alma imkânı
- Yurt içi ve yurt dışı aktarım yapılan taraflarla imzalanmış sözleşmeler
- Erişim yetkileri, log kayıtları ve teknik tedbirlerin dokümantasyonu
- İlgili kişi başvurularının kayıt altına alındığı takip listesi
Savunma yazısını şikâyetin sınırında tutmak
Kuruma sunulan yazılı savunmada, sorulan hususun dışına çıkarak tüm süreçlerin anlatılması çoğu zaman aleyhe sonuç doğurur; bu anlatım, sorulmamış bir konuda eksiklik beyanına dönüşebilir. Savunma, sorulan soruya odaklanmalı; ileri sürülen her uyum iddiası tarihli belgeyle desteklenmeli ve belge sunulamayan bir uygulama var olduğu iddiasıyla yazılmamalıdır.
İdari para cezasına karşı yol ve süre
Yaptırım kararına karşı gidilecek yargı yolu ve başvuru süresi, kararın dayandığı düzenlemeye göre belirlenir ve mevzuatta zaman içinde değişiklik yapılmış olabilir. Bu nedenle en güvenilir kaynak, tebliğ edilen karar metninin sonunda yer alan başvuru yolu ve süresi bildirimidir. Bu bildirim okunmadan yapılan bir başvuru, görevli olmayan merciye yöneltildiği için süre kaybına yol açar. Tebliğ tarihi ayrıca kayıt altına alınmalıdır.
Ceza sonrası kalıcı düzeltme
Yaptırıma konu eksikliğin giderilmesi, yalnızca o dosya bakımından değil, tekrar hâlinde ağırlaşan sonuçlar bakımından da önem taşır. Düzeltme adımlarının tarihli biçimde belgelenmesi, sonraki incelemelerde iyi niyetli uyum çabasının gösterilmesini kolaylaştırır. İnternet yayınları söz konusu ise 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ve erişim başlıkları da ayrıca gözden geçirilmelidir.
Bu yazı genel çerçeve sunar; işletmenin faaliyet alanı, işlediği veri türü ve inceleme kapsamı sonucu değiştirebilir. Kurumdan yazı geldiğinde, cevap süresini beklemeden belgelerinizle birlikte hukuki değerlendirme almanız yararlı olur.