Teknoloji geliştirme bölgeleri ile Ar-Ge ve tasarım merkezlerinde çalışan personelin ücretlerine uygulanan gelir vergisi stopajı teşviki, kural olarak bu alanlar içinde fiilen geçirilen çalışma süresine bağlıdır. 10766 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı, personelin teşvikten yararlanmayı sürdürerek bölge ve merkez dışında geçirebileceği süreleri düzenlemektedir. Karar, uzaktan ve saha temelli çalışmanın yaygınlaştığı bir ortamda, bordro uygulamasının hangi sınırlar içinde kurulacağını belirlediği için işverenler açısından doğrudan mali sonuç doğurur.
Teşvikin dayandığı temel mantık
Stopaj teşviki, personelin niteliğinden çok yaptığı işin niteliği ve nerede yapıldığı üzerinden kurgulanır. Bu nedenle bölge veya merkez dışında geçirilen sürenin teşvik kapsamında sayılabilmesi, bu sürenin projeyle bağlantılı olmasına ve kararda öngörülen sınır içinde kalmasına bağlıdır. Sınırın aşıldığı kısım, teşvikin dışında değerlendirilir.
İşverenin belgelendirme yükü
Uygulamada asıl tartışma, sürenin varlığı değil ispatıdır. Denetimde aranan, personelin dışarıda geçirdiği zamanın hangi projeye, hangi tarihlerde ve hangi gerekçeyle ait olduğunun izlenebilir olmasıdır. Dağınık tutulan kayıtlar, esasen hak edilen teşvikin dahi reddedilmesine yol açabilir.
- Proje bazlı zaman çizelgeleri ve onay akışı
- Görevlendirme yazıları ve dış çalışmanın gerekçesi
- Giriş-çıkış ile uzaktan çalışma kayıtlarının bordroyla eşleşmesi
- Bordroda teşvikli ve teşviksiz sürelerin ayrıştırılması
Sık karşılaşılan risk: geriye dönük tarhiyat
Teşvikin hatalı uygulandığı sonucuna varılırsa, yararlanılan tutar geriye dönük olarak gündeme gelir ve buna bağlı ferîler tartışılır. Risk yalnızca mali değildir; şirketin Ar-Ge statüsüne ilişkin izleme ve denetim süreçlerinde de olumsuz etki doğurabilir. Bu nedenle sınırın aşıldığı aylarda düzeltme beyanı seçeneği zamanında değerlendirilmelidir.
Şirket içi uygulama adımları
- Karar kapsamındaki sınırı, insan kaynakları ve muhasebe birimlerinin ortak kullandığı tek bir tabloya işleyin.
- Her personel için aylık bazda bölge içi ve bölge dışı süreleri ayrı ayrı takip edin.
- Sınıra yaklaşan personel için erken uyarı eşiği tanımlayın.
- Dış çalışmanın proje bağlantısını yazılı gerekçeyle kayda alın.
- Yıl sonunda bordro ile zaman kayıtlarını karşılaştırarak iç kontrol yapın.
Uyuşmazlık çıkarsa izlenecek yol
Teşvikin reddi ya da geriye dönük istem hâlinde, önce idari aşamadaki başvuru ve uzlaşma imkânları değerlendirilir; sonuç alınamazsa vergi yargısına başvuru gündeme gelir. Bu aşamada dosyanın gücünü belirleyen tek şey, dış çalışma sürelerinin dönemin kendi kayıtlarıyla desteklenip desteklenmediğidir.
Metin genel nitelikte bilgi sunar; şirketinizin proje yapısı, personel dağılımı ve bordro pratiği farklılık gösterebileceğinden, uygulamaya geçmeden önce mali ve hukuki değerlendirmenin birlikte yapılması önerilir.