Üniversite bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezleri, kendi yönetmelikleriyle kurulur ve bu yönetmelikler resmi olarak yayımlandıktan sonra bağlayıcı düzenleyici işlem niteliği kazanır. Afyon Kocatepe Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği de merkezin amacını, organlarını ve çalışma usulünü belirleyen bu tür bir metindir.
Yönetmelik Metninde Aranacak Başlıklar
- Merkezin amacı ve faaliyet alanı: hangi konularda proje, eğitim ve danışmanlık yapabileceği
- Organlar: müdür, yönetim kurulu ve danışma kurulunun oluşumu ile görev süreleri
- Karar alma usulü: toplantı yeter sayısı ve kararların nasıl kesinleştiği
- Personel ve mali kaynak: merkezde görevlendirmenin hangi usulle yapılacağı
Akademik Personel Açısından Doğan Uyuşmazlıklar
Merkez yönetmelikleri çoğu zaman görevlendirme, müdürlük atama ve görevden alma işlemlerinde tartışma yaratır. Rektörlük tarafından yapılan atama ve görevlendirme işlemleri bireysel idari işlem olduğundan, ilgilisine tebliğinden itibaren işleyen süre içinde idari yargıda iptali istenebilir. Yönetmeliğin kendisi ise düzenleyici işlemdir; ona karşı dava, yayımından itibaren açılabileceği gibi uygulama işlemiyle birlikte de gündeme getirilebilir.
Uluslararası İşbirliği Projelerinde Dikkat Edilecekler
- Yabancı kurumlarla imzalanacak protokollerde üniversitenin temsil yetkisinin kimde olduğunun netleştirilmesi
- Proje kapsamında toplanan kişisel verilerin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ölçütlerine uyum
- Fikri ürünlerin ve yayınların hak sahipliğinin protokolde açıkça düzenlenmesi
- Mali kaynağın kullanımına ilişkin harcama belgelerinin proje dosyasında ayrı tutulması
İdari Denetim ve Kayıt Disiplini
Merkez faaliyetleri denetime tabidir. Yönetim kurulu kararlarının tarih ve sayı ile kayıt altına alınması, toplantı gündemlerinin saklanması ve faaliyet raporlarının düzenli tutulması, sonradan çıkan tartışmalarda merkezi koruyan en somut delildir. Karar defterinde boşluk bulunması ya da kararların geriye dönük yazılması ciddi sorumluluk riski doğurur.
Uygulama İçin Kısa Kontrol Listesi
Bir işlem tesis edilmeden önce şu üç soru cevaplanmalıdır: İşlemi yapan organ yönetmelikte yetkili kılınmış mıdır, karar usulüne uygun toplantıda mı alınmıştır, ilgilisine usulüne uygun bildirim yapılmış mıdır? Bu üç soruya olumlu cevap verilemiyorsa işlem, iptal davasında yetki ve şekil yönünden sakat kabul edilebilir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Merkezle ilgili somut bir atama, görevlendirme veya proje uyuşmazlığında yönetmeliğin güncel metni ve işlem dosyası birlikte incelenerek profesyonel görüş alınması yerinde olacaktır.