Derneklerde yönetim kurulu üyelerinin karşılaştığı sorunların büyük bölümü, faaliyetin kendisinden değil kayıt düzeninden doğar. Derneklerce tutulan karar, evrak kayıt, demirbaş ve işletme hesabı defterlerinin şekli ile bu defterlerde bulunması gereken bilgilere ilişkin 2007/2 sayılı Tebliğ, bu kayıt düzeninin biçimsel çerçevesini belirler. Aşağıda, defter tutma yükümlülüğünün pratikte nasıl işlediği ve denetimde nelerin sorulduğu ele alınmaktadır.
Dört Defterin Birbirini Doğrulaması
Karar defteri dernek iradesinin, evrak kayıt defteri kurumsal iletişimin, demirbaş defteri malvarlığının, işletme hesabı defteri ise gelir ve giderin kaydıdır. Denetimde asıl bakılan, bu dört defterin birbiriyle çelişip çelişmediğidir. Karar defterinde yer almayan bir harcamanın işletme hesabında görünmesi ya da demirbaş defterinde kaydı olmayan bir malın envanterde bulunması, tek başına biçimsel bir eksiklikten öte bir tartışmayı başlatabilir.
Karar Defterinde Sık Yapılan Hatalar
- Kararların toplu şekilde sonradan yazılması ve tarih sırasının bozulması
- Toplantıya katılmayan üyenin imzasının bulunması ya da imza eksikliğinin açıklanmaması
- Karar metninin, hangi tutarın kime ödeneceğini göstermeyecek kadar genel yazılması
- Boş satır bırakılması, silinti ve kazıntı yapılması
Tasdik ve Saklama Yükümlülüğü
Defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce usulüne uygun tasdik edilmesi, tebliğin öngördüğü şekil şartlarının başında gelir. Tasdiksiz tutulan bir defterin ispat gücü tartışmalı hâle gelir. Aynı şekilde defterlerin ve dayanak belgelerin mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanması, dernek yöneticisinin kişisel sorumluluğunu sınırlayan en somut savunmadır. Elektronik ortamda tutulan kayıtlar bakımından da yedekleme ve erişilebilirlik ayrıca planlanmalıdır.
Denetim ve İdari Yaptırım Karşısında Ne Yapılmalı?
5253 sayılı Dernekler Kanunu, defter ve kayıt düzenine aykırılık hâlinde idari yaptırım uygulanmasına imkân tanır. Denetim sırasında tutulan tutanağa şerh düşmek, eksikliğin giderilebilir nitelikte olduğunu ortaya koymak ve verilen süre içinde tamamlamak, çoğu dosyada sonucu belirler. İdari para cezasına karşı başvurulacak merci ve süre, cezanın dayanağına göre değiştiğinden karar metninin dikkatle okunması gerekir.
Yönetim Değişikliğinde Devir
- Devredilen defterlerin son kayıt numaralarını tutanağa yazın.
- Kasa ve banka bakiyesini aynı tarihle belgeleyin.
- Demirbaşları fiilen sayarak teslim edin.
- Devredilen evrak dosyalarının listesini iki nüsha imzalayın.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Dernek tüzüğü, faaliyet alanı ve gelir yapısı yükümlülükleri farklılaştırabileceğinden, denetim öncesinde veya bir yaptırımla karşılaşıldığında dosyanın ayrıca değerlendirilmesi yerinde olur.