Üniversite bünyesinde kurulan yaşam boyu dayanışma uygulama ve araştırma merkezleri, sosyal destek projeleri, gönüllü çalışmaları ve toplum temelli hizmetleri bir çatı altında toplar. Bu tür merkezlerin yönetmelikleri idari yapıyı belirlerken, uygulamada asıl tartışma yaratan konular gönüllülerin statüsü, hizmet verilen kişilerin verileri ve olası zararlarda sorumluluğun kime ait olacağıdır.
Gönüllünün statüsü nasıl belirlenir?
Gönüllü faaliyet, ücret karşılığı çalışma değildir; ancak süreklilik kazanan, talimatla yürütülen ve belirli saatlere bağlanan bir faaliyet zamanla farklı bir ilişki gibi değerlendirilebilir. Bu belirsizliği önlemenin yolu, gönüllüyle imzalanan katılım belgesinde faaliyetin kapsamının, süresinin ve ücretsiz olduğunun açıkça yazılmasıdır. Yol ve yemek gibi giderlerin karşılanması, katılım belgesinde ayrıca gösterilmelidir.
Hizmet verilen kişilerin verilerinin korunması
Sosyal destek projelerinde toplanan bilgiler çoğu zaman sağlık, ekonomik durum veya aile ilişkilerine dair hassas nitelik taşır. Bu verilerin işlenmesinde kişisel verilerin korunması mevzuatı çerçevesinde açık ve anlaşılır bir aydınlatma yapılması, verinin yalnızca proje amacıyla sınırlı kullanılması ve saklama süresinin belirlenmesi gerekir. Gönüllülerin kişisel cihazlarında liste tutması, uygulamada en sık rastlanan ve en kolay önlenebilir risktir.
Saha çalışmasında dikkat edilecek başlıklar
- Ev ziyaretlerinde en az iki kişiyle hareket edilmesi ve ziyaretin kayda geçirilmesi
- Yardım teslimlerinde teslim tutanağı düzenlenmesi
- Çocuk ve yaşlılarla yürütülen çalışmalarda ek onay ve refakat kuralları
- Fotoğraf ve tanıtım materyali kullanımı için ayrı ve açık rıza alınması
Zarar doğduğunda sorumluluk kime ait?
Faaliyet sırasında bir zarar meydana gelirse, merkezin organizasyon ve gözetim yükümlülüğünü yerine getirip getirmediği tartışılır. Gönüllüye önceden yazılı bilgilendirme yapılmış, faaliyet alanı sınırlanmış ve gerekli eğitim verilmişse, kurumun konumu belirgin biçimde güçlenir. Sigorta kapsamının hangi faaliyetleri içerdiği de baştan netleştirilmelidir.
Bağış ve ayni yardımların kaydı
Toplanan bağışların ve ayni yardımların kayda alınması, yalnızca mali denetim için değil, güven ilişkisinin sürdürülebilmesi için de gereklidir. Gelen kalemin kaynağı, tarihi ve nereye aktarıldığı izlenebilir olduğunda, ileride yöneltilebilecek iddialara karşı somut cevap verilebilir.
Bu metin genel bir çerçeve sunar; merkezinizin yönergesi, yürütülen projenin niteliği ve toplanan verinin türü sonucu değiştirebileceğinden, uygulamaya geçmeden önce süreçlerin ayrıca gözden geçirilmesi tavsiye edilir.