Üniversite bünyesinde kurulan rehberlik ve psikolojik danışmanlık merkezleri, öğrencilere ve zaman zaman kurum dışı başvuruculara destek hizmeti verir. Kuruluş yönetmeliği merkezin amacını, organlarını ve faaliyet alanlarını gösterirken, hizmetin fiilî yürütümü gizlilik, rıza ve kayıt güvenliği gibi kendine özgü sorumluluklar doğurur.
Merkez Hangi Hizmetleri Verebilir?
Yönetmelikte sayılan faaliyet alanları, merkezin hizmet sınırını çizer. Eğitim, seminer ve grup çalışmaları ile bireysel görüşmeler farklı nitelikte hizmetlerdir. Ayrıca belirli değerlendirme ve müdahalelerin yalnızca meslek mevzuatınca yetkili kişilerce yapılabileceği, öğrenci ya da stajyer eliyle yürütülen çalışmalarda ise gözetim zorunluluğu bulunduğu unutulmamalıdır.
Gizlilik ve Kayıt Güvenliği
- Görüşme kayıtlarının erişim yetkisi tanımlanmış ortamda tutulması
- Randevu listelerinin dahi üçüncü kişilerce görülemeyecek biçimde düzenlenmesi
- Akademik danışman veya idari birim bilgi talep ettiğinde, danışanın rızası olmadan içerik paylaşılmaması
- Anonimleştirilmiş verilerin bile kişiyi belirlenebilir kılmayacak biçimde raporlanması
Küçük yerleşkelerde tek bir ayrıntı dahi kişiyi tanınabilir hale getirebildiğinden, raporlamada dikkat düzeyi yüksek tutulmalıdır.
Rıza ve Bilgilendirme
Hizmete başlarken danışanın; sürecin niteliği, kayıtların tutulup tutulmayacağı, saklama süresi ve gizliliğin hangi hallerde sınırlanabileceği konusunda bilgilendirilmesi gerekir. Bu bilgilendirmenin yazılı yapılması, sonradan doğabilecek tartışmaların büyük bölümünü ortadan kaldırır. Reşit olmayan başvurucular söz konusu olduğunda, yasal temsilcinin bilgisi ve rızası ayrıca değerlendirilmelidir.
Gizliliğin Sınırlandığı Haller
Kişinin kendisinin veya bir başkasının hayatına ilişkin ciddi ve yakın bir tehlike bulunduğunun anlaşıldığı hallerde gizlilik mutlak değildir. Böyle durumlarda yetkili birimlere ve gerektiğinde kolluk ile sağlık kuruluşlarına bilgi verilmesi gerekir. Bildirimin gerekçesi, dayandığı somut gözlemler ve yapılan yönlendirme kısa biçimde kayda geçirilmelidir; bu kayıt hem danışanın hem hizmeti verenin korunmasını sağlar.
Hizmet Alanlar İçin Notlar
- Hangi bilgilerin kayıt altına alındığını başlangıçta sorun.
- Belge talebiniz varsa amacını açıkça belirtin.
- Süreçten memnuniyetsizlikte önce merkez yönetimine yazılı başvurun.
- Kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi yazılı kanaldan iletin.
Yukarıdaki açıklamalar genel niteliktedir; gizlilik ihlali veya kayıt paylaşımına ilişkin somut bir olayda, değerlendirmenin belgeler üzerinden hukuki destekle yapılması uygun olur.