Celal Bayar Üniversitesi Rehberlik ve Psikolojik Danışma Uygulama ve Araştırma Merkezi, öğrencilere ve gerektiğinde topluma psikolojik danışma hizmeti sunmak üzere düzenlenmiş bir üniversite birimidir. Bu merkezleri hukuken hassas kılan unsur, faaliyetinin doğrudan kişilerin ruh sağlığı verisi üzerinde yürümesidir.
Görüşme kayıtları hangi hukuki rejime tabidir
Psikolojik danışma sürecinde tutulan notlar, test sonuçları ve seans özetleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından sağlık verisi kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriler ancak kanunda öngörülen sınırlı hallerde ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak işlenebilir. Genel bir kayıt formuna eklenen tek cümlelik onay ifadesi, bu rejim için yeterli kabul edilmez.
Gizliliğin sınırı nerede biter
Meslek etiği gizliliği esas alır; ancak gizlilik mutlak değildir. Danışanın kendisi veya bir başkası bakımından ciddi ve yakın bir tehlike ortaya çıktığında ya da mevzuatta öngörülen bildirim yükümlülükleri devreye girdiğinde durum değişir. Merkez prosedürlerinde bu istisnaların önceden ve anlaşılır biçimde yazılması, hem danışanın bilgilendirilmiş olmasını hem de danışmanın kendi sorumluluk sınırını netleştirir.
Reşit olmayan danışanlarda özel durum
- Velinin bilgilendirilme talebi ile çocuğun mahremiyeti arasındaki denge, çocuğun yaşı ve idrak düzeyi gözetilerek kurulur.
- Boşanma sürecindeki ailelerde, velayet dosyasında kullanılmak üzere rapor talebi sık gelir; merkezin tarafsızlığı korumak adına yalnızca hizmet aldığına dair bilgi verip klinik değerlendirme yorumundan kaçınması yerinde olur.
- Ortak velayet hallerinde hizmete başlama izninin kimden alınacağı baştan belirlenmelidir.
Kayıt saklama ve erişim düzeni
- Dosyalara erişim yetkisi kişi bazında tanımlanmalı, erişim logları tutulmalıdır.
- Saklama süresi sona eren kayıtlar için imha politikası yazılı olmalı ve fiilen uygulanmalıdır.
- Süpervizyon ve vaka tartışmalarında kimlik bilgileri kaldırılmalıdır.
- Adli merci tarafından talep edilen dosyalarda, talebin kapsamı aşılmadan yalnızca istenen bilgi verilmelidir.
Sorumluluk doğuran tipik hatalar
Uygulamada en sık karşılaşılan riskler; seans notlarının paylaşımlı bir sürücüde korumasız tutulması, randevu listelerinin isim ve şikâyet birlikte görünecek şekilde ekranda bırakılması ve stajyerlerin gizlilik taahhüdü imzalatılmadan görüşmelere alınmasıdır. Bunların her biri veri güvenliği ihlali olarak değerlendirilebilir ve idari yaptırımın yanında kişilik hakkı ihlaline dayalı tazminat talebine yol açabilir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Danışan kaydına ilişkin bir talep veya şikâyetle karşılaşıldığında, hem meslek etiği hem veri koruma mevzuatı yönünden dosyaya özgü bir inceleme yapılması gerekir.