Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik merkezleri, öğrencilere ve kimi zaman personele danışmanlık hizmeti sunar. Marmara Üniversitesi Psikolojik Danışma ve Rehberlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği gibi düzenlemeler merkezin kuruluşunu belirlerken, faaliyetin hukuki riski büyük ölçüde gizlilik ekseninde yoğunlaşır.
Danışan Kaydı Özel Nitelikli Veridir
Danışma sürecinde tutulan notlar, kişinin ruh sağlığına ilişkin bilgi içerdiğinden 6698 sayılı KVKK anlamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu tür verilerin işlenmesi, genel kişisel verilere göre daha dar koşullara bağlıdır ve ayrıca yeterli önlemlerin alınmasını gerektirir. Pratikte bu şu anlama gelir:
- Kayıtlar fiziksel ve dijital olarak erişimi sınırlı ortamda tutulmalıdır.
- Kimlerin hangi kayda erişebileceği yazılı olarak belirlenmelidir.
- Saklama süresi sonunda imha prosedürü işletilmelidir.
- Aydınlatma metni, hizmetin başında danışana sunulmalıdır.
Sır Saklama Yükümlülüğü ve İstisnaları
Meslek icrası sırasında öğrenilen bilgilerin açıklanması, Türk Ceza Kanununda suç olarak düzenlenmiştir. Bununla birlikte, işlenmekte olan bir suçun bildirilmesi gibi kanunun açıkça öngördüğü hâller gizliliğin sınırını oluşturur. Danışmanın karşılaştığı en zor sorulardan biri, bu sınırın somut olayda nerede başladığıdır; tereddüt hâlinde kurum içi yazılı görüş almak, kayıt altına alınmış bir karar süreci oluşturur.
Bilgi Talepleri Karşısında Ne Yapılmalı?
Merkeze zaman zaman aile üyelerinden, akademik birimlerden veya idari makamlardan danışan bilgisi talep edilebilir. Buradaki temel kural, talebin hukuki dayanağının sorgulanmasıdır. Mahkeme veya savcılık tarafından usulüne uygun düzenlenmiş bir yazı ile talep edilen bilgi ile, bir birimin gayriresmî talebi aynı statüde değerlendirilemez. Dayanaksız paylaşım, hem disiplin hem cezai sorumluluk doğurabilir.
Reşit Olmayan veya Kısıtlı Danışanlar
Danışanın ehliyet durumu, rızanın kimden alınacağını belirler. Veli veya vasi ile danışanın menfaatlerinin çatıştığı hâller ayrıca dikkat gerektirir; bu tür durumlarda kayıtların hangi kapsamda paylaşılacağı baştan netleştirilmelidir.
Merkez İçin Asgari Uyum Adımları
- Veri envanteri çıkarın: hangi veri, hangi amaçla, ne kadar süre tutuluyor?
- Danışman personel için gizlilik taahhütnamesi imzalatın.
- Veri ihlali hâlinde izlenecek iç bildirim akışını yazılı hâle getirin.
- Araştırma amacıyla kullanılacak kayıtlar için anonimleştirme yöntemini önceden belirleyin.
Ruh sağlığı verisi söz konusu olduğunda hata payı düşüktür. Merkezin işleyişini kurarken veya bir bilgi talebiyle karşılaşıldığında, konuya hâkim bir hukukçudan görüş alınması hem danışanı hem kurumu korur.