Üniversite bünyesindeki rehberlik ve psikolojik danışmanlık merkezleri, öğrenciye doğrudan hizmet veren birimlerdir. Bu nedenle yönetmelik metni idari yapıyı kurarken, aslında son derece hassas bir veri akışını da düzenlemiş olur. Merkezde tutulan görüşme kayıtları, hukuken sağlık verisine yaklaşan bir koruma rejimine tabidir ve buradaki en büyük risk, kayıtların kurum içi paylaşımıdır.
Danışan Gizliliğinin Hukuki Temeli
Gizlilik yalnızca meslek etiğinden doğmaz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ruh sağlığına ilişkin bilgileri özel nitelikli kişisel veri olarak korur ve bu verilerin işlenmesini sıkı şartlara bağlar. Ayrıca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi veya yayılması, Türk Ceza Kanunu kapsamında ayrı bir suç oluşturabilir. Merkez çalışanı için bu iki katman aynı anda işler.
Kurum İçi Paylaşım Talepleri Nasıl Karşılanır?
Uygulamada en çok zorlanılan nokta, akademik birimlerden veya disiplin sürecinden gelen bilgi taleplerdir. Sağlıklı yaklaşım şudur:
- Talebin hukuki dayanağının yazılı olarak sorulması
- Görüşme içeriği yerine, yalnızca zorunlu ve sınırlı bilginin paylaşılması
- Danışanın açık rızasının alınabildiği hallerde rızanın yazılı ve tarihli olması
- Paylaşım yapıldıysa, kime ve hangi kapsamda yapıldığının kayda geçirilmesi
Gizliliğin İstisnası: Ciddi Tehlike Halleri
Danışanın kendisi veya başkası bakımından ciddi ve yakın bir tehlike söz konusuysa, gizlilik mutlak değildir. Bu durumda bildirim yükümlülüğü ile sır saklama yükümlülüğü çatışır ve karar, somut olayın ağırlığına göre verilir. Kararın gerekçesinin o anda kayda geçirilmesi, sonradan yapılacak hem etik hem hukuki değerlendirmede belirleyici olur.
Merkez Yönetimi İçin Kontrol Listesi
- Kayıtların fiziksel ve dijital erişim yetkilerini isim bazında tanımlayın; ortak hesap kullanmayın.
- Saklama süresini belirleyip süre sonunda imha prosedürünü yazılı hale getirin.
- Danışana verilen aydınlatma metnini, verinin kime aktarılabileceğini somut biçimde belirtecek şekilde yazın.
- Veri ihlali ihtimaline karşı iç bildirim akışını önceden kurun; ihlal bildirimi gecikmeye tahammülü olmayan bir yükümlülüktür.
Personel Açısından Kişisel Risk
Merkezde görevli psikolojik danışman veya psikolog, kurumun talimatına dayansa bile hukuka aykırı bir paylaşımdan kişisel olarak sorumlu tutulabilir. Bu nedenle tereddütlü taleplerde sözlü talimatla hareket etmek yerine, talebin yazıya dökülmesini istemek en temel korunma yöntemidir.
Bu açıklamalar genel çerçeve sunar; her danışan dosyasının içeriği ve talep edilen bilginin niteliği farklı sonuç doğurabileceğinden, tereddüt halinde kurum hukuk birimi veya bağımsız bir hukukçu görüşü alınması yerinde olacaktır.