Bir vakıf üniversitesi bünyesinde kurulan psikolojik danışmanlık ve rehberlik uygulama ve araştırma merkezine ilişkin yönetmelik, merkezin kuruluş amacını, organlarını ve faaliyet alanını belirler. Bu tür merkezlerde hukuki tartışma çoğunlukla yönetmeliğin lafzından değil, danışan kayıtlarının nasıl tutulduğu ve kimlerle paylaşıldığından doğar.
Merkez Yönetmeliği Ne Düzenler, Neyi Düzenlemez
Yönetmelik tipik olarak merkezin amacı, faaliyetleri, müdür ve yönetim kurulunun görevleri ile çalışma birimlerinin oluşturulmasını kapsar. Buna karşılık danışanın kişisel verilerinin işlenmesi, saklama süresi ve üçüncü kişilere aktarımı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; danışanla kurulan ilişkinin mesleki sınırları ise ilgili meslek mevzuatı ve üniversitenin iç düzenlemeleri çerçevesinde değerlendirilir.
Danışan Kaydının Hukuki Niteliği
Psikolojik danışmanlık sürecinde tutulan görüşme notları, test sonuçları ve yönlendirme yazışmaları, KVKK anlamında özel nitelikli kişisel veri kategorisine girebilecek sağlık verisi barındırabilir. Bu nedenle:
- Kaydın hangi hukuki sebebe dayandığı en baştan yazılı olarak belirlenmelidir.
- Açık rıza alınmışsa rızanın kapsamı, geri alınabilirliği ve tarihi kayda geçirilmelidir.
- Erişim yetkisi merkez personeliyle sınırlanmalı, ortak sunucu veya paylaşımlı e-posta üzerinden dolaşım engellenmelidir.
Aileye veya Fakülteye Bilgi Verme Talepleri
Uygulamada en çok uyuşmazlık, öğrencinin ailesinin ya da bir akademik birimin danışmanlık içeriğini talep etmesiyle çıkar. Reşit bir öğrencinin danışmanlık içeriği kural olarak kendisine aittir; kurum içi bir talebin karşılanması için yönetmelikte yer alan bir görev tanımı tek başına yeterli değildir. Talep yazılı alınmalı, hangi bilginin hangi amaçla istendiği somutlaştırılmalı ve karşılanmayan talep gerekçesiyle birlikte reddedilmelidir.
Merkez Kararlarına Karşı Başvuru Yolu
Merkez organlarının öğrenci veya personel hakkındaki işlemleri, üniversite tüzel kişiliğine bağlanan idari işlem niteliğindedir. Bu işlemlere karşı önce üniversite içi itiraz yolu kullanılır; sonuç alınamazsa idari yargıda iptal davası gündeme gelir. Sürelerin başlangıcı için yazılı bildirim tarihi esas alınacağından, sözlü bilgilendirmeyle yetinilmemeli, karar tebliğ alınmalıdır.
Merkez İçin Pratik Denetim Başlıkları
- Danışan aydınlatma metninin güncel ve merkeze özgü olması.
- Fiziki dosyaların kilitli, dijital kayıtların yetki bazlı erişimle saklanması.
- Kayıt saklama ve imha takviminin yazılı politikaya bağlanması.
- Kriz durumlarında bilgi paylaşımını düzenleyen iç prosedürün önceden belirlenmesi.
Yukarıdaki değerlendirme genel nitelikte olup, ilgili üniversitenin yürürlükteki yönetmelik metni ve kurum içi düzenlemeleri her somut olayda ayrıca incelenmelidir.