Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun çalışma usul ve esaslarına dair yönetmelik, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kurulan Kurul'un iç işleyişini düzenler. İlgili kişiler ve veri sorumluları açısından önemi, bir şikâyetin Kurul önünde nasıl bir yol izlediğini ve hangi aşamada hangi hakların kullanılabileceğini göstermesidir.
Kurul Kararının Oluşum Aşamaları
Kurul, kurul halinde çalışan ve toplantı-karar yeter sayısına bağlı bir organdır. Bir dosyanın karara bağlanması genel olarak şu aşamaları izler: şikâyetin veya ihbarın kayda alınması, ön incelemeyle usul koşullarının denetlenmesi, gerekiyorsa veri sorumlusundan bilgi ve belge istenmesi, uzman değerlendirmesi ve nihayet Kurul gündeminde görüşülerek karara bağlanma. Her aşamada dosyaya sunulan belgeler, sonraki aşamalarda geriye dönük olarak tartışılabilir.
KVKK m. 13-14 Zinciri: Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
6698 sayılı Kanun, ilgili kişinin Kurul'a şikâyette bulunabilmesini kural olarak önce veri sorumlusuna başvurmuş olma koşuluna bağlar. Bu zincirin atlanması, şikâyetin esasına girilmeden usulden reddine yol açar. Bu nedenle:
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve yöntemi belgelenmelidir.
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığını gösteren kayıt (KEP, iadeli taahhütlü, sistem kaydı) saklanmalıdır.
- Veri sorumlusunun cevabı ya da cevapsız kalması, şikâyet dilekçesinde açıkça belirtilmelidir.
Kurul Kararlarının Sonuçları
Kurul; hukuka aykırılığın giderilmesine, verinin silinmesine veya yok edilmesine karar verebileceği gibi Kanun'da öngörülen idari yaptırımları da uygulayabilir. Kararlar ilgililere tebliğ edilir; ayrıca Kurul, kamuoyunu ilgilendiren kararları yayımlayabilir. Veri sorumlusu açısından burada iki ayrı risk katmanı vardır: yaptırımın kendisi ve kararın yayımlanmasından doğan itibar etkisi.
Karara Karşı Başvuru Yolu
Kurul kararları idari işlem niteliğindedir ve idari yargı denetimine tabidir. Dava açılırken dikkat edilecek noktalar:
- Kararın tebliğ tarihi süre başlangıcı bakımından esastır; posta kaydı veya elektronik tebligat tarihi saklanmalıdır.
- Yürütmenin durdurulması talebi, özellikle yaptırım içeren kararlarda dilekçede ayrıca gerekçelendirilmelidir.
- Dilekçede, Kurul'un dayandığı maddi tespitin hangi belgeyle çürütüldüğü somut olarak gösterilmelidir.
Veri Sorumlusu İçin Hazırlık Notları
Kurul'dan bilgi ve belge talebi geldiğinde verilecek cevabın, sonraki aşamada dosyanın omurgasını oluşturacağı unutulmamalıdır. Aydınlatma metinleri, açık rıza kayıtları, veri işleme envanteri ve saklama-imha politikası birbiriyle uyumlu olmalıdır. Bu belgeler arasındaki çelişki, tek başına bir hukuka aykırılık tespitine dayanak yapılabilir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; belirli bir şikâyet veya inceleme dosyası hakkında görüş içermez. Kurul süreçlerinde süreler ve belge düzeni belirleyici olduğundan, dosyanızın erken aşamada değerlendirilmesi tavsiye edilir.