Üniversite bünyesindeki uygulama ve araştırma merkezleri, hem akademik çalışma hem de doğrudan kişilere yönelik hizmet yürütür. Psikoloji alanındaki merkezlerde bu ikili yapı, sıradan bir idari düzenlemenin ötesinde sonuç doğurur: elde edilen veriler, KVKK (6698 sayılı Kanun) anlamında özel nitelikli kişisel veri kategorisine girebilir. Bu rehber, merkezin işleyişini veri ve gizlilik ekseninden ele alır.
Merkezin Organları ve Karar Sorumluluğu
Yönetmelikle kurulan müdürlük, yönetim kurulu ve danışma kurulu yapısında, alınan kararın hangi organın yetkisinde olduğu önem taşır. Yetkisiz organ tarafından alınan kararlar sonradan geçerlilik tartışmasına açık olduğundan, kurul kararlarının gündem, karar numarası ve imza yönünden düzenli tutulması gerekir.
Aydınlatma ve Açık Rıza Metinlerinin Ayrılması
Uygulamadaki en yaygın hata, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getiren metinle rıza beyanının tek bir kâğıtta birleştirilmesidir. Bu ikisi ayrı işlevlere sahiptir ve ayrı ayrı belgelenmelidir. Ayrıca:
- Rıza, belirli bir amaca özgülenmiş ve serbest iradeyle verilmiş olmalıdır.
- Hizmet almanın rıza vermeye bağlanması, rızayı sakatlayan bir kurgudur.
- Çocuk ve kısıtlılarda veli/vasi iradesi ve çocuğun kendi katılım isteği birlikte ele alınmalıdır.
- Rızanın geri alınabileceği ve sonuçları açıkça yazılmalıdır.
Araştırma Verisi ile Hizmet Kaydının Ayrımı
Danışan dosyasında tutulan kayıtların araştırma amacıyla kullanılması, ayrı bir hukuki dayanak ve etik kurul değerlendirmesi gerektirir. Yayın aşamasında anonimleştirme yapılırken, küçük örneklem gruplarında dolaylı tanınabilirliğin devam ettiği unutulmamalıdır; yaş, meslek ve yer bilgisinin bir arada verilmesi tek başına kimliği belirlenebilir kılabilir.
Kayıtların Saklanması ve Erişim Sınırı
- Fiziksel dosyalar kilitli ve erişimi loglanan ortamda tutulmalı.
- Dijital kayıtlarda kullanıcı bazlı yetkilendirme ve erişim kaydı bulunmalı.
- Saklama süresi sonunda imhanın nasıl yapıldığı tutanakla gösterilmeli.
- Merkez dışına veri aktarımı (danışman, yüklenici, bulut hizmeti) sözleşmeyle çerçevelenmeli.
İhlal Hâlinde İzlenecek Yol
Veri ihlali şüphesinde ilk adım, olayın kapsamını ve etkilenen kişi sayısını tespit etmektir. Bildirim yükümlülükleri ve ilgili kişilere yapılacak duyuru, gecikmeksizin ele alınmalıdır. Aynı olay hem idari yaptırım hem de disiplin ve tazminat boyutu doğurabileceğinden, iç inceleme kayıtları baştan itibaren düzenli tutulmalıdır.
Burada anlatılanlar genel işleyişe ilişkindir. Merkezinizin faaliyet alanı ve topladığı veri türüne göre yükümlülükler değişebileceğinden, uygulama metinlerinizin hukuki incelemeden geçirilmesi faydalı olacaktır.