Üniversite bünyesindeki psikolojik danışma ve rehberlik uygulama ve araştırma merkezleri, öğrencilere ve zaman zaman üçüncü kişilere danışmanlık hizmeti verirken son derece hassas veriler işler. Malatya Turgut Özal Üniversitesi'nde kurulan merkeze ilişkin yönetmelik de merkezin amacı, organları ve faaliyet alanlarını belirler; ancak asıl hukuki risk, yönetmeliğin metninde değil, danışan dosyalarının nasıl tutulduğunda ortaya çıkar.
Danışan Kaydı: Özel Nitelikli Veri Rejimi
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda kişinin ruh sağlığına ilişkin veriler özel nitelikli kişisel veri sayılır ve genel kişisel verilere göre daha korumacı bir rejime tabidir. Bu, merkez uygulaması bakımından şu sonuçları doğurur:
- Görüşme notları, testler ve raporlar için ayrı ve sınırlı bir erişim yetkilendirmesi kurulmalıdır.
- Aydınlatma metni; verinin kim tarafından, hangi amaçla, ne kadar süreyle işleneceğini açıkça göstermelidir.
- Akademik araştırmada kullanılacak veriler için anonimleştirme ya da ayrıca alınmış bir hukuka uygunluk dayanağı gerekir.
- Saklama ve imha süreleri belirlenmeli, süre dolduğunda imha fiilen uygulanmalıdır.
Gizliliğin İstisnaları ve Bildirim Yükümlülüğü
Danışmanlık ilişkisindeki gizlilik mutlak değildir. Görüşme sırasında işlenmekte olan ya da işlenmiş bir suça ilişkin bilgi edinilmesi hâlinde, Türk Ceza Kanunu ve ceza usulü mevzuatındaki bildirim yükümlülükleri gündeme gelir. Özellikle çocuğun korunmasına ve kendine ya da başkasına yönelik ciddi ve yakın tehlikeye ilişkin durumlarda, gizliliğin sınırının nerede bittiği önceden yazılı bir protokolle belirlenmiş olmalıdır. Bu protokolün yokluğu, danışmanı hem meslek etiği hem hukuki sorumluluk yönünden savunmasız bırakır.
Zarar İddiasında Husumet Kime Yöneltilir?
Merkez, üniversitenin bir birimi olduğundan, hizmetin kötü işlediği iddiasına dayanan tazminat talepleri kural olarak idari yargıda ve hizmet kusuru temelinde ileri sürülür. Danışmanın kişisel kusurunun hizmetten ayrılabilir nitelikte olduğu istisnai hâllerde ise adli yargı gündeme gelebilir. Yanlış yargı koluna başvurmak, esasa hiç girilmeden görev yönünden ret kararıyla sonuçlanır ve değerli zaman kaybettirir.
Kurum İçi Kontrol Listesi
- Danışan rıza ve aydınlatma formlarını güncel mevzuata göre yıllık gözden geçirin.
- Fiziksel dosyalar için kilitli arşiv, dijital kayıtlar için erişim logu tutun.
- Stajyer ve asistanların erişim yetkisini görevle sınırlandırın.
- Veri ihlali hâlinde izlenecek iç bildirim akışını yazılı hâle getirin.
Bu içerik yalnızca genel çerçeveyi anlatmaktadır. Bir veri ihlali iddiası, disiplin süreci veya tazminat talebiyle karşılaşıldığında, dosyadaki kayıtlar ve kurumun iç düzenlemeleri incelenmeden sonuç çıkarılmamalı; süreç bir hukukçuyla birlikte yürütülmelidir.