Kamu idarelerince hazırlanacak stratejik planlar, performans programları ve faaliyet raporlarına ilişkin usul ve esaslar hakkında yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun kurduğu performans esaslı bütçeleme düzeninin uygulama ayağını oluşturur. Buradaki belgeler yalnızca idari formalite değildir; harcama yetkilisinin ve üst yöneticinin hesap verme sorumluluğunun yazılı dayanağıdır.
Üç Belge Arasındaki Bağ
Stratejik plan orta vadeli amaç ve hedefleri, performans programı o yıla ait hedef ve göstergeleri, faaliyet raporu ise gerçekleşmeyi gösterir. Bu üçlü zincir kopmamalıdır: performans programında yer almayan bir hedefin faaliyet raporunda gerçekleşme olarak sunulması ya da göstergesi ölçülemeyen bir hedef belirlenmesi, denetimde tipik eleştiri konusudur.
Hazırlık Sürecinde Sık Görülen Zayıflıklar
- Göstergelerin sayısallaştırılmaması, dolayısıyla ölçülememesi.
- Hedeflerin kurumun görev alanı dışındaki sonuçlara bağlanması.
- Bütçe ödeneği ile performans hedefi arasında ilişki kurulmaması.
- Katılımcılık aşamasının belgelenmemesi.
Faaliyet Raporunun Hukuki Ağırlığı
Faaliyet raporu, üst yöneticinin imzasıyla kamuoyuna açıklanan bir beyandır. İçerikteki verilerin muhasebe kayıtları ve performans ölçüm sonuçlarıyla tutarsız olması, sonraki denetim ve sorumluluk süreçlerinde idarenin aleyhine kullanılır. Bu nedenle rapordaki her rakamın izlenebilir bir kaynağı bulunmalıdır.
Denetim ve Sorumluluk Boyutu
Performans bilgisinin güvenilirliği dış denetimin inceleme konularındandır. Gerçeğe uygun olmayan raporlama, kamu zararı ve idari sorumluluk tartışmalarını beraberinde getirebilir; bu nedenle veri üreten birimlerden gelen bilgilerin doğruluğu, rapora aktarılmadan önce birim yöneticisi tarafından yazılı olarak teyit edilmelidir.
Kurum İçi Uygulama Adımları
- Her gösterge için veri kaynağını ve ölçüm yöntemini tanımlayın.
- Dönem içi izleme raporlarını düzenli aralıklarla tutun; yıl sonunda geriye dönük veri üretmeyin.
- Hedeften sapmaların nedenini gerekçeleriyle kayda geçirin.
- Yayımlama ve gönderim takvimini yönetmelikteki sıraya göre planlayın.
Bu açıklamalar genel çerçeve niteliğindedir; kurumunuzun raporlama ve sorumluluk süreçlerine ilişkin somut sorunlarda yürürlükteki mevzuat metni esas alınarak ayrıca değerlendirme yapılması yerinde olur.