Yapı Malzemeleri Yönetmeliği (305/2011/AB) kapsamında Teknik Değerlendirme Kuruluşu (TDK) olarak görevlendirilmek isteyen kuruluşlar için asıl mesele, teknik yeterliliğin belgelenmesi kadar bu yeterliliğin görevlendirme sonrasında da sürekli korunabilmesidir. Uygulamada en sık karşılaşılan sorun, başvuru anında sağlanan koşulların izleme ve denetim aşamasında sürdürülememesi ve görev kapsamının daraltılması ya da tümüyle iptalidir.
Görevlendirme Başvurusunda Dosyanın Omurgası
Başvuru dosyası, kuruluşun hangi ürün alanlarında ve hangi Avrupa Değerlendirme Dokümanı kapsamında yetkilendirilmek istediğini net biçimde ortaya koymalıdır. Kapsamın geniş tutulması avantaj gibi görünse de, izleme aşamasında her bir alan için ayrı ayrı yeterlilik kanıtı istenir. Personel yetkinliği, laboratuvar ve deney altyapısı, tarafsızlık ve gizlilik taahhütleri ile mali sorumluluk güvencesi, dosyanın birbirini destekleyen dört ayağıdır.
Tarafsızlık ve Gizlilik: En Kırılgan Başlık
TDK'nın değerlendirdiği üründe imalatçı ile ticari, yönetsel veya danışmanlık ilişkisi bulunması, bağımsızlığı doğrudan tartışmalı hale getirir. Kuruluş içinde aynı personelin hem danışmanlık hem değerlendirme yapması, denetimde tespit edilmesi halinde ağır sonuç doğuran bir yapısal kusurdur. Organizasyon şemasında görev ayrılığının yazılı ve fiilen uygulanabilir olması gerekir.
İzleme Denetiminde Sık Görülen Uygunsuzluklar
- Görevlendirme sonrası personel değişikliğinin idareye zamanında bildirilmemesi
- Deney cihazlarının kalibrasyon kayıtlarındaki boşluklar
- Verilen teknik değerlendirme belgelerinin izlenebilir dosya düzeninde tutulmaması
- Alt yükleniciye yaptırılan işlerde sorumluluk zincirinin belirsiz kalması
Görev Kapsamının Daraltılması veya İptaline Karşı Ne Yapılabilir?
Görevlendirmenin askıya alınması, kapsamının daraltılması veya iptali idari işlem niteliğindedir. Bu nedenle işlemin gerekçesi, dayandığı denetim tespitleri ve kuruluşa savunma imkânı tanınıp tanınmadığı hukuka uygunluk denetiminin merkezindedir. İdari yargı yoluna başvurulacaksa, İdari Yargılama Usulü Kanunu çerçevesinde dava açma süresinin işlemin tebliğinden itibaren işlemeye başladığı ve yürütmenin durdurulması talebinin ayrıca gerekçelendirilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
Sürdürülebilir Uyum İçin Öneriler
- Görevlendirme kapsamını gerçekten sürdürebileceğiniz alanlarla sınırlayın.
- Her denetim tespiti için düzeltici faaliyet kaydı açın ve kapanışını belgeleyin.
- Tarafsızlığı etkileyebilecek ilişkileri önceden beyan eden bir iç prosedür kurun.
- İdareyle yazışmaları tebliğ tarihleri görünür şekilde arşivleyin.
Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup, her kuruluşun görevlendirme kapsamı ve denetim geçmişi farklıdır; askıya alma veya iptal işlemiyle karşılaşıldığında dosyaya özgü hukuki değerlendirme yapılması yerinde olur.