Kişisel veri uyuşmazlıklarının çoğu, verinin işlenip işlenmediği tartışmasından değil, ilgili kişinin ne zaman ve neyle bilgilendirildiği tartışmasından doğar. KVKK ve 6698 çerçevesinde aydınlatma yükümlülüğü veri sorumlusuna aittir; buna karşılık başvuru sürelerini takip etme yükü ilgili kişinin üzerindedir. Bu rehber, aydınlatma uyuşmazlıklarında süre yönetimi ile delil kurgusunu birlikte ele alıyor ve delil eksikliğinin şikâyet aşamasını nasıl kilitlediğini gösteriyor.
Aydınlatmanın İspatı Kimde
Aydınlatmanın yapıldığını göstermek veri sorumlusunun yükümlülüğüdür. Bu nedenle kurumsal tarafta asıl mesele metnin varlığı değil, hangi kişiye hangi anda gösterildiğinin kayıt altına alınmasıdır. Web formunda onay kutusu bulunması yeterli sayılmaz; kaydın hangi sürümdeki metne, hangi tarihte ve hangi oturumda verildiği izlenebilmelidir. İlgili kişi tarafında ise en değerli delil, başvuru anındaki ekranın veya gönderilen metnin kopyasıdır.
Başvuru Zincirinde Süre Basamakları
Süreç tek adımlı değildir. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır; veri sorumlusunun talebi sonuçlandırması için kanunda öngörülen süre işler. Cevap verilmez veya cevap yetersiz bulunursa Kurula şikâyet yolu açılır ve bu aşama da hem cevaba hem de ilk başvuru tarihine bağlı süre sınırlarına tabidir. Buradaki kritik nokta şudur: doğrudan Kurula yapılan şikâyet, öncesinde veri sorumlusuna başvurulmadıysa usulden dönebilir.
Başvurunun Kendisini Delillendirmek
- Başvurunun hangi tarihte, hangi kanaldan yapıldığını gösteren kayıt
- Başvuru metninin gönderilen haliyle birebir kopyası
- Kimlik doğrulamasının nasıl sağlandığına dair belge
- Varsa veri sorumlusunun cevabı ve cevabın tarihi
- Cevap gelmediyse sürenin dolduğunu gösteren gönderim kaydı
Başvurunun içeriği ne kadar isabetli olursa olsun, gönderim tarihi ispatlanamıyorsa süre hesabı yapılamaz; bu da şikâyet hakkının fiilen kullanılamaması sonucunu doğurur.
Talebi Ölçülebilir Yazmak
- Hangi verinizin işlendiğini düşündüğünüzü somut olarak belirtin.
- Verinin kaynağını ve aktarıldığı üçüncü kişileri ayrı ayrı sorun.
- Silme, düzeltme veya aktarımın durdurulması taleplerinizi karıştırmadan sıralayın.
- Yanıt için tercih ettiğiniz iletişim kanalını açıkça yazın.
- Cevabın hangi noktada eksik sayılacağını baştan düşünerek soruları kapalı uçlu kurun.
Kurumsal Taraf İçin Not
Veri sorumlusu açısından risk çoğu zaman kötü niyetten değil, kayıt düzeninin eksikliğinden kaynaklanır. Aydınlatma metinlerinin sürüm geçmişi tutulmuyorsa, geçmiş bir tarihte hangi metnin yürürlükte olduğunu göstermek mümkün olmaz. Ayrıca 5651 kapsamındaki log yükümlülükleriyle veri koruma kayıtlarının farklı amaçlara hizmet ettiği unutulmamalıdır.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel çerçeveyi anlatır; başvuru kanalı, veri türü ve işleme amacı sonucu değiştirebilir. Süreler birbirine bağlı ilerlediğinden, ilk başvuruyu göndermeden önce hukuki görüş almanız zaman kaybını önler.