Kişisel verilerine ilişkin bir talebi olan kişinin önündeki yol, doğrudan Kurula şikâyet değil; önce veri sorumlusuna başvurudur. KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde bu başvurunun yapıldığını ve ne zaman yapıldığını ispat yükü de başvuran kişidedir. Bu rehber, VERBİS kaydının bu ispatta nasıl kullanılacağını ve süre hesabının nerelerde şaştığını anlatır.
Muhatabı Doğru Seçmek Sürenin Yarısıdır
Başvurunun ulaşmadığı ya da yanlış tüzel kişiye gittiği hâllerde süre işlemeye devam eder. VERBİS üzerinden yapılacak sorgulama, veri sorumlusunun ticaret unvanını, irtibat kişisini ve tebligata elverişli adresini görmeye yarar. Grup şirketlerinde veri sorumlusu ile hizmeti fiilen sunan şirketin farklı olduğu sık görülür; bu ayrım yapılmadan gönderilen başvuru, cevapsız kalmış değil, hiç yapılmamış sayılabilir.
Başvuruyu İspatlanabilir Bir Kanaldan Yapın
- Noter aracılığıyla gönderim ya da kayıtlı elektronik posta, tarihi tartışmasız kılar.
- Veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı e-posta adresinden yapılan başvuruda gönderim kaydı saklanmalıdır.
- Web sitesindeki form kullanıldıysa gönderim ekranının ve varsa referans numarasının görüntüsü alınmalıdır.
- Elden teslimde evrak kayıt tarihi ve kaşeli nüsha talep edilmelidir.
Sürenin Sayımında Sık Yapılan Hata
İki ayrı süre birbirine karışır: veri sorumlusunun cevap vermesi için öngörülen süre ile cevabın tebliğinden sonra Kurula şikâyet için tanınan süre. Cevap hiç verilmediğinde şikâyet süresinin başlangıcı, cevap için tanınan sürenin dolduğu ana bağlanır. Bu nedenle takvimde tek bir tarih değil, en az üç kontrol noktası bulunmalıdır: başvurunun ulaşma tarihi, cevap için tanınan sürenin son günü ve şikâyet süresinin son günü.
Şikâyet Dosyasında Ne Bulunmalı
- Başvurunun kendisi ve ulaştığını gösteren belge.
- Varsa veri sorumlusunun cevabı ve cevabın tebliğ tarihi.
- Talebin dayandığı somut işleme: hangi veri, hangi kanaldan, hangi amaçla.
- Zarar veya rahatsızlığı gösteren ekler; örneğin durmayan ticari iletiler.
Delil eksikliğinin en can yakıcı sonucu, esasa hiç girilmeden şikâyetin usulden değerlendirilmesidir. Başvurunun içeriği ne kadar haklı olursa olsun, tarihi ispatlanamıyorsa dosya baştan zayıflar.
Bu açıklamalar genel bilgi niteliğindedir. Veri sorumlusunun yapısı ve talebin türü izlenecek adımları değiştirebileceğinden, somut olayda hukuki değerlendirme almanız uygun olur.