Kişisel veri uyuşmazlıklarında ilgili kişinin en sık düştüğü hata, doğrudan Kurula şikâyette bulunmaktır. 6698 sayılı KVKK sisteminde Kurula şikâyet, kural olarak veri sorumlusuna başvuru yolunun tüketilmesine bağlıdır ve bu iki aşamanın kendi süreleri vardır. Aydınlatma yükümlülüğü ise bu zincirin en başında, veri işlenmeden önce yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.
Aydınlatma Ne Zaman ve Nasıl Yapılmalı
Aydınlatma, verinin elde edildiği sırada yapılır; sonradan gönderilen bir bilgilendirme yükümlülüğü geçmişe etkili olarak gidermez. Metinde veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarılan taraflar ve hukuki sebep anlaşılır biçimde yer almalıdır. Aydınlatmanın açık rıza metniyle aynı belgede iç içe sunulması, uygulamada sık rastlanan ve rızanın geçerliliğini tartışmalı hâle getiren bir kurgu hatasıdır.
Veri Sorumlusuna Başvuru: Şikâyetin Ön Şartı
İlgili kişi taleplerini önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle iletir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvurunun hangi kanaldan yapıldığı ve ulaştığı tarih ispatlanabilir olmalıdır; bu nedenle kayıtlı elektronik posta veya noter kanalı tercih edilir.
Kurula Şikâyet İçin İki Ayrı Süre
- Veri sorumlusunun cevabı yetersizse, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içinde Kurula şikâyet edilebilir.
- Her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük üst süre işler.
- Veri sorumlusu hiç cevap vermezse, otuz günlük cevap süresinin dolduğu tarih hesaplamada esas alınır.
- Bu süreler hak düşürücü niteliktedir; geçirilmesi hâlinde şikâyet incelenmeden reddedilebilir.
Aydınlatma Metnini Denetleme Listesi
- Metin, veri toplanan her kanal için ayrı ayrı hazırlandı mı?
- İşleme amaçları genel ifadelerle değil, somut faaliyetlerle yazıldı mı?
- Yurt dışına aktarım söz konusuysa bu durum açıkça belirtildi mi?
- Saklama süresi veya süreyi belirlemede kullanılan ölçüt gösterildi mi?
- İlgili kişinin haklarını kullanabileceği iletişim kanalı metinde yer alıyor mu?
İhlal Hâlinde Bildirim Refleksi
Veri ihlali tespit edildiğinde, veri sorumlusunun Kurula ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü doğar. Bu bildirimin Kurulun belirlediği kısa süre içinde yapılması beklenir; gecikme, ihlalin kendisinden bağımsız bir yaptırım sebebi hâline gelebilir. İhlal kaydının, tespit anından itibaren adım adım tutulması bu nedenle önemlidir.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amaçlıdır ve Kurul uygulaması zaman içinde gelişmektedir. Elinizdeki başvurunun tarihini ve içeriğini doğrulamadan süre hesabı yapmamanız, gerektiğinde uzman görüşü almanız yerinde olur.