Kişisel verilerin yurt dışına aktarıldığı yapılarda en sık görülen açık, aydınlatma metninin aktarımı hiç anmaması ya da genel bir cümleyle geçiştirmesidir. 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun ekseninde hazırlanan bu kontrol listesi, hem veri sorumlusunun uyum tarafını hem de ilgili kişinin başvuru takvimini süre kaybı doğurmayacak şekilde kurmayı hedefler.
Aydınlatma ile Aktarım Kaydı Neden Uyuşmaz
Aydınlatma metinleri çoğunlukla hukuk biriminde, aktarım kararları ise bilgi işlem veya satın alma tarafında oluşur. Yeni bir bulut hizmeti ya da analitik aracı devreye alındığında metin güncellenmediği için, sahadaki veri akışı ile ilgiliye anlatılan akış birbirinden ayrışır. Bu ayrışma tek başına bir eksiklik değil, sonradan yapılacak her savunmanın da zeminini zayıflatır.
Envanterden Yürüyen Kontrol Listesi
- Her aktarım için alıcı ülke, alıcı kategorisi ve aktarım amacının yazılı olması
- Aktarımın hangi hukuki zemine dayandığının kayıtta açıkça gösterilmesi
- Aydınlatma metninin envanterle satır satır karşılaştırılması
- Alt yüklenici ve hizmet sağlayıcı sözleşmelerinde veri güvenliği hükümlerinin bulunması
- Metin değişikliklerinin tarihli sürüm kaydıyla saklanması
Başvuru ve Şikâyet Sırasının Bozulmaması
İlgili kişi tarafında en çok hak kaybı doğuran hata, doğrudan Kurula şikâyete gidilmesidir. Kanun önce veri sorumlusuna başvuru yapılmasını, ardından belirli koşullarda Kurula şikâyet yolunu öngörür. Sıra bozulduğunda dosya usulden geri döner ve bu arada şikâyet için tanınan süre işlemeye devam eder. Bu nedenle başvurunun yapıldığı tarihin ispatlanabilir olması, içeriğinden bile önce gelir.
Süreyi Kimin İspatlayacağı Sorusu
- Başvuru yazılı ya da kayıtlı elektronik yolla, tarih izi bırakacak biçimde iletilir.
- Veri sorumlusunun cevap verebileceği kanunda öngörülen süre takvime işlenir.
- Cevap gelmemesi ihtimali için şikâyet dilekçesi önceden hazırlanır.
- Yurt dışı aktarım iddiası varsa hangi verinin, hangi hizmet üzerinden aktarıldığı somutlaştırılır.
Kapanış Notu
Aktarım hukuku, kullanılan teknolojiye ve sözleşme yapısına göre kurumdan kuruma değişir. Yukarıdaki başlıklar yol gösterici bir çerçevedir; kurumsal yapıya özgü değerlendirme için hukuki destek alınması önerilir.