Kişisel verilerin korunması alanında ceza riski çoğunlukla kötü niyetten değil, kayıt ve süre yönetimindeki boşluklardan doğar. VERBİS kaydı ile ilgili kişi başvurularının takibi, birbirinden bağımsız iki iş gibi yürütüldüğünde her ikisi de eksik kalır. Bu rehber KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun'un kesiştiği noktalarda bir uyum sırası önerir.
VERBİS Kaydı Envanterden Bağımsız Düşünülemez
Sicile yapılan bildirim, kişisel veri işleme envanterinin dışarıya bakan yüzüdür. Envanterde yer almayan bir işleme faaliyetinin sicile doğru yansıması mümkün değildir. Bu nedenle kayıt öncesinde veri kategorileri, işleme amaçları, aktarım yapılan taraflar, saklama süreleri ve alınan teknik idari tedbirler tek bir tabloda toplanmalıdır. Kayıt bir defaya mahsus bir işlem değildir; yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi ya da yurt dışına aktarım içeren bir hizmet devreye girdiğinde bildirimin güncellenmesi gerekir.
İlgili Kişi Başvurusunun Saati İşler
Veri sorumlusuna yapılan başvuruya, en geç mevzuatta öngörülen süre içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda cevap verilmesi zorunludur. Süre, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihte başlar; bu nedenle kurum içinde tek bir başvuru kanalı tanımlanmalı ve gelen her talep tarihiyle kaydedilmelidir. Kontrol edilecekler:
- Başvurunun kimlik doğrulaması yapılarak alınıp alınmadığı.
- Talebin hangi hakka ilişkin olduğunun sınıflandırılması.
- Cevabın gerekçeli biçimde ve süresi içinde verilmesi.
- Reddedilen taleplerde ret sebebinin mevzuata dayandırılması.
Kurula Şikayette İki Aşamalı Süre
İlgili kişi doğrudan Kurula başvuramaz; önce veri sorumlusuna başvurmuş olması gerekir. Talebi reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur ya da süresinde cevap verilmezse, cevabı öğrendiği tarihten itibaren işleyen süre ve her halde başvuru tarihinden itibaren işleyen daha uzun süre içinde şikayet yoluna gidilebilir. Bu iki aşamalı yapı nedeniyle, ilk başvurunun tarihini gösteren belge dosyanın temel evrakıdır; iadeli taahhütlü gönderi ya da kayıtlı elektronik posta kullanılması bu ispatı kolaylaştırır.
Yaptırım Kararına Karşı Yol
Kurul tarafından verilen idari yaptırım kararlarına karşı gidilecek yargı yolu ve süresi, mevzuat değişiklikleriyle güncellenmiştir. Bu nedenle itiraz mercii, doğrudan varsayımla değil kararın tebliğ metnindeki bilgilendirmeden ve yürürlükteki hükümden teyit edilmelidir. Kararın gerekçesindeki tespitler ileride açılacak tazminat taleplerinde de kullanılabileceğinden, savunma yazısı bu ihtimal gözetilerek hazırlanmalıdır.
Kapanış
Bu metin genel uyum çerçevesini aktarır; kurumun büyüklüğü, işlediği veri kategorileri ve aktarım yapısı yükümlülükleri farklılaştırır. Sicil kaydınız ile fiili işleme faaliyetiniz arasındaki uyumu bir hukukçuyla karşılaştırmanız, sonradan doğacak tartışmaları azaltır.