Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma, sürecin sonunda yapılan bir bilgilendirme değil, işlemenin başlangıcında yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. 6698 sayılı KVKK, veri sorumlusuna bu yükümlülüğü açıkça yükler. Uygulamada tartışma çoğu zaman metnin varlığı üzerinde değil, ilgili kişiye ne zaman ve hangi kanalla sunulduğunun ispatı üzerinde yoğunlaşır. Bu rehber, hem başvuran hem de savunma tarafındaki kanıt düzenine odaklanır.
Aydınlatmanın Zamanı ve Kanalı
Aydınlatma metninin verinin elde edilmesi sırasında sunulmuş olması gerekir. Web formunda onay kutusunun yanına konulan bir bağlantı, çağrı merkezinde okunan bir anons ya da fiziksel şubede imzalatılan bir form, farklı ispat değerleri taşır. İhlal iddiasında bulunan kişi bakımından yapılması gereken, verinin hangi anda ve hangi kanalla verildiğini tespit etmek; veri sorumlusu bakımından ise o kanaldaki sunum kaydını saklamış olmaktır.
İlgili Kişinin Başvurusunda İzlenecek Sıra
- Hangi verinin, hangi faaliyet kapsamında işlendiğinin belirlenmesi
- Veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması ve gönderimin belgelenmesi
- Kanunda öngörülen cevap süresinin takvime işlenmesi
- Cevap yetersizse ya da hiç verilmezse Kuruma şikâyet dosyasının hazırlanması
- Aynı olayın açık rıza ve veri aktarımı boyutunun ayrıca değerlendirilmesi
Aydınlatma ile Açık Rızanın Karıştırılması
En sık rastlanan hata, aydınlatma metni ile açık rıza beyanının tek bir belgede birleştirilmesidir. Bunlar farklı hukuki işlevlere sahiptir: aydınlatma bir bilgilendirme, açık rıza ise bir hukuka uygunluk sebebidir. Tek metinde toplandığında, ilgili kişinin rızasının özgür iradeye dayanıp dayanmadığı tartışmalı hale gelir. Ayrıca işleme faaliyeti başka bir hukuki sebebe dayanıyorsa, gereksiz yere rıza alınması savunmayı zayıflatır.
Veri Sorumlusu Tarafında Belge Düzeni
Savunma tarafında hazırlık, şikâyet geldikten sonra değil, sistem kurulurken yapılır. İşleme envanteri, saklama ve imha politikası, metnin yayımlandığı tarihi gösteren sürüm kayıtları ve kanal bazında sunum logları bir arada tutulmalıdır. Metin güncellendiğinde eski sürümün de arşivlenmesi gerekir; çünkü şikâyete konu olan işleme, güncel metnin değil, o tarihte yürürlükte olan metnin kapsamında değerlendirilir.
İçerik Yayını ile Kesişen Durumlar
Kişisel verinin internet ortamında yayımlanması söz konusuysa, aydınlatma tartışmasının yanında 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolu da gündeme gelebilir. İki yol farklı mercilere ve farklı sürelere tabi olduğundan, birinin sonucunu beklemek yerine paralel yürütülmesi hak kaybını önler.
Buradaki değerlendirmeler genel bilgi sunar. İşlemenin amacı, veri kategorisi ve kullanılan kanal sonucu değiştirebileceğinden, somut olayda veri koruma alanında hukuki görüş alınması yerinde olacaktır.