Kişisel verilerin korunması alanında en sık karıştırılan iki konu, kayıt yükümlülüğünün kapsamı ile şikâyet takvimidir. VERBİS kaydı bir formalite değil, veri sorumlusunun işleme faaliyetini beyan ettiği kamuya açık bir bildirimdir; içeriğiyle fiilî uygulama uyuşmadığında denetimde ilk sorun buradan çıkar. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun'un kesiştiği noktalarda ise yükümlülükler katmanlanır.
Kayıt yükümlülüğünün gerçek anlamı
Sicile kayıt, işlenen veri kategorilerinin, işleme amaçlarının, aktarılan taraf gruplarının ve saklama sürelerinin beyan edilmesini gerektirir. Uygulamada beyan bir kez yapılıp unutulur; oysa yeni bir uygulama, yeni bir tedarikçi ya da yurt dışı aktarımı devreye girdiğinde kaydın güncellenmesi gerekir. Envanter ile beyan arasındaki fark, bir ihlal incelemesinde en kolay tespit edilen eksikliktir.
İlgili kişi başvurusunun takvimi
Kişisel verisi işlenen kişi önce veri sorumlusuna başvurur. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması beklenir. Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul'a şikâyette bulunulabilir. Bu takvimin en kritik yanı şudur: veri sorumlusuna başvurulmadan doğrudan yapılan şikâyet, aşama eksikliği nedeniyle sonuçsuz kalabilir.
Başvuruyu ispatlanabilir hâle getirmek
- Başvurunun tarihini ve muhatabını gösteren kayıt saklanmalıdır.
- Talep, hangi verinin hangi işlem bakımından tartışıldığı belirtilerek somutlaştırılmalıdır.
- Silme, yok etme veya düzeltme taleplerinden hangisinin istendiği açıkça yazılmalıdır.
- Verinin nereden elde edildiği biliniyorsa bu bilgi de başvuruya eklenmelidir.
Veri sorumlusu tarafında hazırlık
Kuruma ulaşan bir başvurunun cevaplanması, teknik ekibin kayıt sorgulaması ile hukuk biriminin değerlendirmesini aynı takvimde buluşturmayı gerektirir. Aydınlatma metinleri, açık rıza kayıtları, veri işleyenlerle yapılan sözleşmeler ve saklama-imha politikası hazır tutulduğunda cevap süresi sorun olmaktan çıkar. Bu belgeler yoksa, süre içinde verilen cevap dahi içerik yönünden eksik kalır.
Kapanış
Kişisel veri uyuşmazlıklarında süre kaybı, çoğunlukla hangi aşamanın önce geleceğinin bilinmemesinden doğar. Burada anlatılanlar genel bilgilendirme amacı taşır; işlenen verinin niteliği ve kurumun yapısı farklı yükümlülükler doğurabileceğinden, somut olayda hukuki değerlendirme yapılması gerekir.