Bir kişisel veri ihlalinde tartışma çoğu zaman ihlalin yaşanıp yaşanmadığında değil, hangi verinin ne zaman ve kim tarafından silindiğinin ispatlanabilmesinde düğümlenir. 6698 sayılı KVKK kapsamındaki silme ve yok etme yükümlülüğü teknik bir işlem olmanın ötesinde bir kayıt disiplinidir. Bu rehber, ihlal sonrasındaki silme ve yok etme sürecini uygulama düzeyinde ele alır ve dosyaları en çok zorlayan noktaya, delil eksikliğine odaklanır.
İhlalin Fark Edildiği Anda Dondurulması Gerekenler
İhlal şüphesi doğduğunda ilk refleks çoğu zaman sistemi temizlemek olur; oysa bu, sonradan ihtiyaç duyulacak izleri de yok eder. Silme kararı verilmeden önce ihlalin kapsamını gösteren kayıtların ayrı bir alanda muhafaza altına alınması gerekir.
- Erişim ve oturum kayıtlarının ihlal penceresini kapsayacak biçimde ayrılması
- Etkilenen veri kategorilerinin sayısal büyüklüğüyle birlikte listelenmesi
- Yedekleme ortamlarının hangi tarihli kopyayı taşıdığının tespiti
- İhlali fark eden kişi ve fark ediliş yönteminin yazılı hale getirilmesi
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Aynı Şey Değildir
Uygulamada bu üç kavram birbirinin yerine kullanılıyor ve yükümlülüğün yerine getirildiği savunması bu yüzden zayıflıyor. Silme, verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini; yok etme, veriyi taşıyan ortamın kullanılamaz duruma getirilmesini; anonim hale getirme ise verinin bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek biçimde dönüştürülmesini anlatır. Hangi yöntemin seçildiği, neden seçildiği ve hangi ortamlarda uygulandığı ayrı ayrı gösterilebilmelidir. Özellikle yedekler, arşiv sistemleri ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılara aktarılmış kopyalar sıklıkla kapsam dışında bırakılıyor.
Delil Eksikliği Tam Olarak Nerede Ortaya Çıkıyor?
- Silme işleminin yapıldığı iddia ediliyor ancak işleme dair zaman damgalı hiçbir sistem kaydı sunulamıyor.
- Politika ve saklama süreleri kâğıt üzerinde mevcut, fakat periyodik imha uygulamasının gerçekten çalıştığını gösteren bir çıktı yok.
- Veri işleyen konumundaki tedarikçiye silme talimatı sözlü verilmiş, talimatın iletildiği ve yerine getirildiği belgelenemiyor.
- Yedekten geri dönüş yapıldığında silinmiş veri yeniden canlanıyor ve bu durum fark edilmiyor.
İlgili Kişi Başvurusundan Şikâyet Aşamasına Uzanan Hat
Silme talebi önce veri sorumlusuna yöneltilir; yanıtsız kalması veya yetersiz görülmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu nezdinde şikâyet yolu gündeme gelir. Bu hattın her adımında tebliğ ve cevap tarihleri belirleyicidir. Başvurunun hangi kanaldan yapıldığı, kime ulaştığı ve cevabın hangi tarihte tebliğ edildiği tek bir tabloda tutulmadığında, esasa ilişkin haklı bir talep usul nedeniyle sonuçsuz kalabiliyor. Veri sorumlusu tarafında ise cevabın içeriğinden çok, cevabın verildiğinin ispatı önem taşır.
Uygulamayı Ayakta Tutan Kayıt Alışkanlıkları
Silme ve yok etme sürecinin denetlenebilir olması için işlemin kendisi kadar, işleme karar veren iradenin de kayda geçmesi gerekir. Kararı kimin verdiği, hangi hukuki sebebe dayandığı, hangi sistemlerde uygulandığı ve doğrulamanın nasıl yapıldığı aynı dosyada birleştiğinde, sonradan gelen bir inceleme talebine tutarlı bir bütün sunulabilir.
Buradaki açıklamalar genel nitelikte bilgi paylaşımıdır. Veri kategorisi, sektör ve kullanılan altyapı değiştikçe yükümlülüğün kapsamı da değişir; somut bir ihlal veya talep söz konusu olduğunda dosyanın bir hukukçuyla birlikte değerlendirilmesi yerinde olur.