Veri Sorumluları Sicili, 6698 sayılı KVKK uyumunun görünen yüzüdür. Bir şirketin sicile kayıtlı olup olmaması, hem denetimde hem de ilgili kişinin Kurula yaptığı şikayette ilk bakılan hususlardan biridir. Buna karşılık VERBİS kaydı tek başına uyumu göstermez; asıl tartışma, bildirilen bilgilerin gerçek veri işleme faaliyetiyle örtüşüp örtüşmediğinde çıkar.
Kayıt Yükümlülüğü Kimde, İstisnası Nerede
Kural, veri işleyen sorumluların sicile kayıt olmasıdır. Kurul, belirli ölçütleri taşıyan veri sorumlularını bu yükümlülükten muaf tutabilir; muafiyet ölçütleri zaman içinde güncellendiğinden, şirketin durumunun güncel düzenleme üzerinden yılda bir kez yeniden değerlendirilmesi gerekir. Çalışan sayısı, mali büyüklük veya faaliyetin niteliği değiştiğinde muafiyet ortadan kalkabilir; bu değişikliğin fark edilmemesi en yaygın uyum boşluğudur.
Bildirim ile Gerçek Faaliyet Arasındaki Fark
- Sicile bildirilen veri kategorileri ile envanterdeki kategorilerin uyuşmaması
- Yurt dışına aktarım yapıldığı hâlde bildirimde bu kalemin boş bırakılması
- Saklama sürelerinin bildirimde yazılıp uygulamada hiç işletilmemesi
- Aydınlatma metinlerinin sicildeki amaçlarla çelişmesi
- İrtibat kişisi bilgilerinin güncellenmemesi nedeniyle yazışmaların ulaşmaması
Şikayet Sürecinde Süre Yönetimi
İlgili kişi doğrudan Kurula gidemez; önce veri sorumlusuna başvurur. Veri sorumlusu bakımından buradaki kritik nokta, otuz günlük cevap süresinin sessiz geçirilmesinin savunmasız bir başlangıç yaratmasıdır. Kurul incelemesinde istenen bilgi ve belgeye verilen cevabın süresinde ve eksiksiz olması da ayrıca değerlendirilir. Bu nedenle kurum içinde başvuruların kaydedildiği bir defter tutulması, sonradan üretilemeyecek bir delil oluşturur.
Yaptırım Aşamasına Hazırlık
- Sicil bildirimi, envanter ve politika metinleri aynı tarihli sürümlerle arşivlenir.
- Teknik ve idari tedbirlerin uygulandığını gösteren kayıtlar tarihli olarak saklanır.
- İdari yaptırım kararına karşı başvurulacak yargı yolu ve süresi, yürürlükteki metin üzerinden teyit edilir; bu konudaki düzenleme değişikliğe uğradığından ezbere hareket edilmemelidir.
- Aynı olaydan doğabilecek tazminat talepleri için ayrı bir risk değerlendirmesi yapılır.
Not
VERBİS uyumu bir kerelik işlem değil, sürekli güncellenen bir kayıt disiplinidir. Bu yazı genel bilgi vermek için hazırlanmıştır; şirketinizin veri işleme yapısı yükümlülüğün kapsamını değiştirebileceğinden, uyum çalışmasını hukuki destekle yürütmeniz yerinde olur.