Aydınlatma metni çoğu kurumda bir kez hazırlanıp siteye yerleştirilen bir belge olarak görülür. Oysa 6698 sayılı KVKK bakımından bu metnin asıl işlevi, veri işleme faaliyetinin hangi çerçevede yürüdüğünü sonradan gösterebilmektir. Bir silme talebi geldiğinde tartışmanın ilk durağı da genellikle burasıdır. Bu rehber, aydınlatma yükümlülüğünü silme ve yok etme talepleriyle birlikte ele alır ve kayıt eksikliğinin nasıl bir açık yarattığını gösterir.
Aydınlatma ile Açık Rıza Aynı Belge Değildir
Uygulamadaki en yaygın karışıklık, aydınlatmanın rıza yerine geçtiği varsayımıdır. Aydınlatma, veri sorumlusunun her durumda yerine getirmesi gereken bilgilendirme yükümlülüğüdür; açık rıza ise yalnızca belirli hallerde başvurulan bir hukuki sebeptir. İkisi tek bir metinde ve tek bir onay kutusunda birleştirildiğinde, rızanın özgür iradeyle verildiği savunması zayıflar. Bu ayrım yapılmadığında, sonradan gelen silme talebine karşı ileri sürülen hukuki sebep de tartışmalı hale gelir.
Silme Talebi Geldiğinde Neye Bakılır?
- Verinin hangi hukuki sebeple işlendiği ve bu sebebin hâlâ geçerli olup olmadığı belirlenir.
- Saklamayı zorunlu kılan başka bir mevzuat hükmü bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
- Talebin hangi veri kategorilerini kapsadığı açıklığa kavuşturulur.
- Verinin aktarıldığı taraflar listelenir ve onlara bildirim yapılması değerlendirilir.
- Karar, gerekçesiyle birlikte yazılı olarak ilgiliye bildirilir.
Aydınlatmanın Yapıldığını Göstermek
Yükümlülüğün yerine getirildiğini iddia etmek yetmez; bunun somut olarak gösterilebilmesi gerekir. En sık rastlanan boşluklar şunlardır:
- Metnin hangi tarihte yürürlükte olduğu ve sonradan yapılan değişikliklerin sürüm kaydının bulunmaması
- Fiziksel ortamda alınan bilgilendirmelerin arşivlenmemesi
- Çağrı merkezi üzerinden yapılan bilgilendirmelerin kayıt altına alınmaması
- Metnin ilgili kişiye hangi anda sunulduğunun gösterilememesi
- Farklı kanallardaki metinlerin birbiriyle çelişmesi
Yaşam Döngüsünü Aydınlatmayla Uyumlu Kurmak
Aydınlatma metninde belirtilen saklama süresi ile fiilen uygulanan saklama pratiği örtüşmediğinde, metnin kendisi aleyhe delile dönüşebilir. Bu nedenle metinde yer alan süre ifadeleri, sistemlerdeki gerçek imha takvimiyle karşılaştırılmalı; periyodik imha uygulamasının çalıştığı çıktılarla desteklenmelidir. Verinin işlenme amacı sona erdiğinde, ilgili kişinin talebi olmasa dahi silme yükümlülüğü doğar; bu kendiliğinden işleyen süreç kayıt altına alınmadığında, sonradan yapılan bir incelemede boşluk olarak görünür.
Talebe Verilen Cevabın Biçimi
Silme talebine verilecek cevabın, talebin hangi kısmının kabul edildiğini ve hangi kısmının hangi gerekçeyle reddedildiğini ayrı ayrı içermesi gerekir. Kısmi kabul halinde hangi verinin ne şekilde işlenmeye devam edileceği açıklandığında, ilgili kişinin şikâyet yoluna gitme ihtimali de azalır.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve her kurumun veri işleme yapısı farklıdır. Gelen bir talebin kapsamı belirsizse veya saklama yükümlülüğüyle çatışıyorsa, cevap verilmeden önce hukuki değerlendirme yapılması yerinde olur.