Kişisel verilerin silinmesine yönelik talepler, veri sorumluları bakımından yalnızca bir müşteri iletişimi konusu değildir; yanıtsız veya kayıtsız bırakıldığında idari yaptırım riskini doğrudan büyütür. 6698 sayılı KVKK ilgili kişinin başvuru hakkını ve veri sorumlusunun yükümlülüklerini düzenler; internet yayınları söz konusu olduğunda 5651 sayılı Kanun kapsamındaki mekanizmalar da tabloya girer.
Başvurunun ulaştığı an neden kritik
Süreç, talebin veri sorumlusuna ulaştığı anda başlar. Bu nedenle başvurunun hangi kanaldan, hangi tarihte geldiği ve kim tarafından teslim alındığı kayıt altına alınmalıdır. Kurumsal e-posta, çağrı merkezi kaydı veya fiziki evrak akışı arasındaki kopukluk, süresinde yanıt verilmediği izlenimini doğurur. Başvuruların tek bir kayıt defterinde toplanması, sonraki aşamada en çok işe yarayan uygulamadır.
Yaptırımı doğuran şey çoğu kez kayıt tutmamaktır
Talep reddedilmiş olsa dahi, ret gerekçesinin hukuki dayanağıyla birlikte yazılı olarak ilgiliye bildirilmesi ve bu bildirimin saklanması gerekir. İnceleme aşamasında genellikle şu kayıtlar istenir:
- Başvurunun alındığı tarih ve yanıt tarihini gösteren kayıtlar
- Verinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğine ilişkin açıklama
- Saklama ve imha politikası ile bu politikanın uygulandığını gösteren kayıtlar
- Silme, yok etme veya anonim hâle getirme işleminin fiilen yapıldığına dair iz
- Veri aktarılan taraflara bildirim yapıldığını gösteren yazışmalar
Kaynak yayın ile arama sonucu ayrımı
Unutulma hakkı taleplerinde sık yapılan hata, kaynağındaki yayın ile arama sonuçlarında görünürlüğün aynı talep içinde eritilmesidir. Bunlar farklı muhataplara yöneltilen, farklı değerlendirme ölçütleri bulunan iki ayrı taleptir. Başvuru metninde hangisinin istendiği açıkça belirtilmeli; her ikisi de talep ediliyorsa gerekçeler ayrı ayrı yazılmalıdır.
Silme işleminin teknik olarak kanıtlanması
Verinin silindiği beyanı tek başına yeterli bir savunma oluşturmaz. Yedeklerde, log kayıtlarında, test ortamlarında ve dışa aktarılmış raporlarda aynı verinin kalmaya devam etmesi sık karşılaşılan bir sorundur. Silme işleminin hangi sistemlerde, hangi tarihte ve kim tarafından gerçekleştirildiğini gösteren teknik kayıtların üretilmesi, sonraki incelemede belirleyici olur.
Yaptırım kararı geldiğinde
İdari para cezasına karşı öngörülen kanun yoluna süresi içinde başvurulması gerekir. Başvuru merciine ve süresine ilişkin düzenleme dönemsel olarak değişebildiğinden, kararın tebliğ edildiği anda yürürlükteki usul teyit edilmelidir. Tebliğ tarihi hatalı hesaplanırsa, esasa ilişkin en güçlü savunma dahi incelenmeden sonuçsuz kalabilir.
Bu içerik genel çerçeveyi anlatan bir yol haritasıdır; işlenen verinin türü, faaliyetin niteliği ve kurumun büyüklüğü yükümlülükleri değiştirir. Somut başvuru ve savunma metinlerinin uzman desteğiyle hazırlanması yerinde olacaktır.