Kişisel veri işleyen kuruluşlar bakımından aydınlatma yükümlülüğü, çoğu zaman bir metin yazma işi gibi görülür. Oysa denetim ve şikâyet süreçlerinde sorulan şey metnin varlığı değil, o metnin ilgili kişiye hangi anda ve hangi biçimde sunulduğunun ispat edilip edilemediğidir.
İspat Edilebilir Bir Aydınlatma Nasıl Kurgulanır
6698 sayılı KVKK, aydınlatmanın veri işleme faaliyetinden önce yapılmasını arar. Bu nedenle savunmanın omurgasını, metnin hangi tarihte yürürlüğe girdiği ve kullanıcıya hangi ekranda gösterildiği oluşturur. Sürüm numarası verilmiş metinler, yayın tarihini gösteren kayıtlar, ekran akışının tarihli görüntüleri ve sistem günlükleri bu ispatı sağlar. Aydınlatmanın açık rıza ile karıştırılmaması, iki yükümlülüğün ayrı ayrı yerine getirildiğinin gösterilmesi gerekir.
Kurul İncelemesinde Yazılı Savunmanın Ağırlığı
İnceleme aşamasında istenen bilgi ve belgelerin süresinde ve eksiksiz sunulması, sonraki aşamanın çerçevesini belirler. Savunmada yalnızca hukuki itiraz değil, teknik ve idari tedbirlerin fiilen uygulandığını gösteren belgeler de sunulmalıdır.
- Veri envanteri ve işleme amaçlarının kayıt altına alındığı belgeler.
- Yetkilendirme ve erişim kayıtları ile saklama süresi politikaları.
- İlgili kişi başvurularının nasıl karşılandığını gösteren yazışma örnekleri.
- Web sitesi üzerinden yürütülen faaliyetlerde 5651 kapsamındaki bilgilendirme metinleriyle uyumun kontrolü.
Ceza Kararının Tebliği ve Merci Riski
İdari para cezasına karşı başvuru süresi kararın tebliğiyle başlar. Kurumsal yapılarda evrakın ilgili birime geç ulaşması, sürenin fiilen kısalmasına yol açan en yaygın nedendir. Bu nedenle tebligatı karşılayan birim ile hukuk biriminin arasında yazılı bir aktarım kaydı tutulmalı, evrakın kuruma ulaştığı tarih ayrıca kayda geçmelidir. Başvurunun hangi yargı merciine yapılacağı mevzuattaki güncel düzenlemeye göre belirlenir; bu nedenle karar metninde gösterilen başvuru yolu ve süre, yürürlükteki hükümle birlikte teyit edilmelidir. Yanlış merciye yapılan başvuruda kaybedilen zaman çoğu kez telafi edilemez.
Başvuru Dilekçesinin Kurgusu
- Cezaya konu fiil, tarih ve veri kategorisi bakımından tek tek ayrıştırılır.
- Her iddiaya karşılık gelen belge ekler listesinde numaralanır.
- Yükümlülüğün yerine getirildiği dönemler ile getirilmediği ileri sürülen dönemler ayrılır.
- Ölçülülük ve fiilin ağırlığına ilişkin değerlendirme somut verilerle desteklenir.
Veri koruma uyuşmazlıklarında her kuruluşun süreç haritası farklıdır. Bu yazı genel çerçeveyi aktarır; ceza tebliğ edilmişse süre işlemeye başladığından, belgelerin bir hukukçuyla birlikte hızla gözden geçirilmesi yararlı olur.