VERBİS yükümlülüğü nedeniyle uygulanan idari para cezaları, çoğu zaman verinin işlenmesindeki bir hatadan değil, kayıt ve belgelendirme düzeninin gösterilememesinden doğar. KVKK ile 6698 sayılı Kanun çerçevesinde yürütülen incelemelerde kurumun sorduğu soru sadeleşerek şuna iner: yükümlülük hangi tarihte doğdu, ne zaman yerine getirildi, bunu hangi belge gösteriyor?
Yükümlülüğün Doğduğu Anı Belgelendirmek
Kayıt yükümlülüğü çalışan sayısı, yıllık mali bilanço veya faaliyet konusu gibi ölçütlere bağlandığından, savunmanın ilk katmanı bu eşiğin ne zaman aşıldığını göstermektir. Bordro kayıtları, SGK bildirgeleri, onaylı mali tablolar ve ticaret sicil bilgileri burada belirleyicidir. Eşiğin sonradan aşıldığı gösterilebiliyorsa, geçmişe dönük gecikme iddiası zayıflar.
Savunma Dosyasının İçeriği
İnceleme yazısına verilecek cevap, iddiayı reddeden bir metin değil, belge dizini olarak kurgulanmalıdır. Pratikte aşağıdaki başlıklar birlikte istenir:
- Kişisel veri işleme envanteri ve güncellenme tarihleri
- VERBİS kayıt ekran çıktısı, kayıt ve güncelleme tarihleri
- Aydınlatma metinleri ve bunların ilgili kişilere nasıl sunulduğunun kanıtı
- Saklama ve imha politikası ile periyodik imha kayıtları
- İrtibat kişisi atamasına ilişkin yönetim kararı
Bu belgelerin tarihlerinin birbirini tutması, ayrı ayrı mükemmel olmalarından daha önemlidir. Envanterde yer almayan bir veri kategorisinin aydınlatma metninde geçmesi gibi çelişkiler, incelemeyi genişleten en sık nedendir.
Kabahatin Ağırlığına İlişkin Argümanlar
Cezanın tümüyle kaldırılması her dosyada mümkün olmayabilir. Bu halde savunmanın ikinci ekseni, fiilin ağırlığı ve kusurun derecesine yönelir: yükümlülüğün kısmen yerine getirilmiş olması, gecikmenin süresi, işletmenin ölçeği, ilgili kişiler bakımından somut bir zarar doğmamış olması gibi unsurlar ayrı ayrı ve belgeye dayalı biçimde ileri sürülmelidir. Genel ifadelerle yapılan hafifletme talepleri çoğunlukla karşılık bulmaz.
Tebligat Tarihi: Dosyanın En Kırılgan Halkası
İdari yaptırım kararına karşı başvuru süresi tebliğ ile işlemeye başladığından, tebligatın kuruma ulaştığı an kritiktir. Şirketlerde ceza kararı çoğu kez KEP adresine veya merkez adresine ulaşır, ancak muhasebe biriminde bekler ve hukuk birimine geç iletilir. Bu gecikme süreyi durdurmaz. Alınması gereken önlem kurumsaldır: KEP kutusuna erişimin birden fazla kişiye tanımlanması, gelen resmî yazıların aynı gün tarih kaydıyla kayda alınması ve ticaret sicilindeki adres ile fiilî adresin uyumlu tutulması. Sürenin kaçırıldığı düşünülen hallerde ilk yapılacak iş, tebliğ mazbatasının usulüne uygun olup olmadığını incelemektir; usulsüz tebliğ iddiası bazen tek kalan yoldur.
Veri sorumlusunun faaliyet alanı ve işlenen verinin niteliği savunmanın kurgusunu değiştirir. Buradaki çerçeve genel bilgilendirme içindir; karar metniniz ve inceleme yazınız üzerinden ayrıca hukuki değerlendirme yapılması gerekir.