Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde ele geçirilmesi veya yayılması durumunda ilgili kişinin elindeki en doğrudan araç, veri sorumlusuna yapılacak başvurudur. 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun çerçevesinde ilerleyen bu süreçte sonucu belirleyen unsur, talebin ne kadar açık yazıldığı ve ihlalin ne ölçüde belgelendiğidir. Aşağıda başvuru dosyasının nasıl kurulacağı ve bildirimlerdeki gecikmenin nasıl yönetileceği ele alınmıştır.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Aynı Şey Değildir
Talep dilekçesinde çoğunlukla yalnızca verilerin silinmesi istenir. Oysa bu üç yöntem farklı sonuçlar doğurur: veri kayıt ortamından tamamen çıkarılabilir, hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde yok edilebilir ya da kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilebilir. Hangi sonucun istendiği açıkça yazılmadığında, veri sorumlusu kendi tercih ettiği yöntemi uygular ve talep fiilen karşılıksız kalabilir.
Başvuruda Neyin Gösterilmesi Gerekir
- Hangi verinin, hangi ortamda ve hangi tarihte işlendiğine ilişkin somut bilgi
- Verinin ilgili kişiye ait olduğunu gösteren kayıtlar
- İhlalin veya hukuka aykırı işlemenin fark edildiği an ve buna ilişkin ekran görüntüleri
- Verinin aktarıldığı üçüncü kişiler biliniyorsa bunların listesi
- Talebin hangi hukuki sonucu hedeflediğinin açık ifadesi
Cevapsızlık da Bir Delildir
Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi, yöntemi ve ulaştığına dair kayıt en az cevabın içeriği kadar önemlidir. Başvuruya süresinde yanıt verilmemesi ya da yanıtın talebi karşılamaması, sonraki aşamada Kurula yapılacak şikâyetin temelini oluşturur. Bu nedenle başvuru, gönderim kaydı bırakan bir yöntemle yapılmalı ve tebliğ kaydı saklanmalıdır.
Bildirim Gecikmesi Süreyi Nasıl Daraltır
Bu dosyalarda gecikme iki yönlüdür. Bir yandan veri sorumlusunun cevabı, güncel olmayan adres veya fark edilmeyen elektronik bildirim nedeniyle geç öğrenilir; diğer yandan ihlalin kendisi çoğu zaman aylar sonra duyulur. Her iki durumda da şikâyet için tanınan süreler eriyebilir. Bu nedenle başvuruda kendi iletişim bilgilerinizi güncel vermek, gelen yanıtın tarihini kaydetmek ve ihlali öğrenme anını bağımsız bir kayıtla belgelemek gerekir.
Yanıt Alındıktan Sonra İzlenecek Yol
- Cevap metni, talep edilen her kalemle satır satır karşılaştırılır.
- Silindiği bildirilen verinin yedek ve arşiv ortamlarında da işlemden kaldırılıp kaldırılmadığı sorulur.
- Veri üçüncü kişilere aktarılmışsa aynı talebin onlara iletildiğine dair kanıt istenir.
- İçerik internette hâlâ erişilebilir durumdaysa erişimin engellenmesine ilişkin yol ayrıca değerlendirilir.
- Karşılanmayan kalemler için şikâyet dilekçesi, cevabın eksik kaldığı noktaları hedefleyerek hazırlanır.
Bu açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Verinin türü, işleme amacı ve saklama yükümlülükleri sonucu değiştirebileceğinden, başvuru metnini göndermeden önce bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz talebin karşılanma ihtimalini artırır.