KVKK uygulamasında ilgili kişinin en sık düştüğü hata, doğrudan Kurula şikâyet dilekçesi göndermektir. 6698 sayılı Kanun kademeli bir yol öngörür: önce veri sorumlusuna başvuru, ardından şikâyet. Bu rehber, veri sorumlusunun kim olduğunun VERBİS üzerinden tespitinden şikâyet dilekçesinin yazımına kadar olan sırayı ve süre hesabını ele alır.
Muhatabı Doğru Belirlemek: VERBİS Kaydının İşlevi
Veri Sorumluları Sicili kaydı, bir kurumun hangi veri kategorilerini hangi amaçlarla işlediğini ve irtibat kişisini gösterir. Başvuru öncesinde bu kayda bakmak iki fayda sağlar: doğru tüzel kişiye başvurulmasını sağlar ve kurumun kendi beyanıyla dilekçedeki iddia arasındaki çelişkiyi görünür kılar. Veri işleyen ile veri sorumlusunun karıştırılması, başvurunun esasa girilmeden sonuçsuz kalmasının başlıca sebebidir.
Veri Sorumlusuna Başvuruda İstenecekler
- Kişisel verinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talebi.
- İşlenme amacı ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesi.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesi, şartları varsa silinmesi veya yok edilmesi.
- Düzeltme ve silme işleminin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesi.
İki Aşamalı Süre Hesabı
Veri sorumlusu, başvuruyu en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya hiç cevap verilmemesi halinde ilgili kişi Kurula şikâyette bulunabilir. Bu şikâyet için cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz günlük ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler. Cevapsızlık halinde beklenen sürenin sonu ile şikâyet penceresinin başlangıcı arasındaki bağ doğru kurulmazsa, hak düşürücü nitelikteki bu süre farkında olunmadan tüketilebilir.
Tebligat Gecikmesinin Süre Hesabını Bozması
- Başvuru, veri sorumlusunun bildirdiği kanaldan yapılmalı ve gönderim kaydı saklanmalıdır.
- Kayıtlı elektronik posta kullanılıyorsa teslim ve okuma bildirimleri arşivlenir.
- Kuruma iletilen adres bilgisi güncel tutulur; değişiklik derhal bildirilir.
- Cevap yazısının kendisine ulaştığı tarih ayrıca not edilir, zarf ve tebliğ evrakı saklanır.
Kurula yapılan şikâyet, uğranılan zararın giderilmesi talebini kendiliğinden karşılamaz; tazminat talebi genel hükümlere göre ayrıca ileri sürülür. Bu iki yolun birlikte planlanması, aynı olguya dayanan iki dosyanın çelişmemesi bakımından önemlidir.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. İşlenen verinin türü ve kurumun statüsü sonucu etkileyebileceğinden, kendi başvurunuz için ayrıca hukuki değerlendirme almanızı öneririz.