Veri sorumluları sicili yükümlülüğü, çoğu işletmede teknik bir kayıt işlemi gibi görülür. Oysa bu kaydın hiç yapılmaması veya beyanların gerçek veri işleme faaliyetiyle örtüşmemesi, denetim sırasında idari yaptırıma dönüşebilir. Ceza tebliğ edildikten sonra tartışma artık teknik değil, usul ve ispat tartışmasıdır.
Ceza Tebliğ Edildiğinde İlk Yapılacaklar
Karar metninde hangi yükümlülüğün ihlal edildiği, hangi döneme ilişkin olduğu ve hangi tespitlere dayanıldığı ayrı ayrı okunmalıdır. KVKK kapsamındaki yükümlülükler tek bir başlık değildir: sicile kayıt, aydınlatma, veri güvenliğine ilişkin tedbirler ve ilgili kişi başvurularına cevap verme farklı yükümlülüklerdir. Cezanın hangisine dayandığı netleşmeden yazılan itiraz, gerekçesiyle örtüşmez.
Savunmanın Dayanacağı Kayıtlar
- Kayıt yükümlülüğünün doğduğu tarihi gösteren çalışan sayısı ve faaliyet verileri
- Veri envanteri ve saklama-imha politikası belgeleri
- Aydınlatma metinlerinin yayımlandığı tarihleri gösteren kayıtlar
- Veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler
- Denetim yazışmalarının ve verilen cevapların tarihli dökümü
Bu belgeler yalnızca yükümlülüğün yerine getirildiğini değil, ne zaman yerine getirildiğini de gösterir. İdari yaptırımda tarih, çoğu zaman içerikten daha belirleyicidir.
İtiraz Mercii ve Tebligat Gecikmesi
İdari para cezalarına karşı, kabahatler mevzuatındaki genel düzen uyarınca sulh ceza hâkimliğine başvurulur ve süre, kararın tebliğinden itibaren işler. En sık karşılaşılan kayıp, elektronik tebligat adresinin düzenli kontrol edilmemesinden doğar. Şirketin kayıtlı adresinin değişmesi, tebligatı alan kişinin yetkisiz olması veya evrakın muhasebe biriminde bekletilmesi de aynı sonucu doğurur. Kurum yazışmalarının tek bir sorumluya bağlanması ve gelen her evrakın tarihiyle kayda alınması, bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Dilekçede Öne Çıkarılacak Başlıklar
- Yükümlülüğün somut olayda doğup doğmadığı tartışılır.
- İhlalin varlığı kabul edilse bile, yaptırımın ölçülülüğü ayrıca ele alınır.
- Tespit tutanağındaki eksiklikler ve dayanak gösterilmeyen hususlar gösterilir.
- Denetim sırasında sunulmuş ancak karara yansımamış belgeler ekte tekrar sunulur.
İnternet üzerinden hizmet veren işletmelerde 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin de aynı denetimde gündeme gelebileceği unutulmamalıdır. Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir; ceza tebliğ edilmişse süre işlemeye başladığından, dosyayı gecikmeden hukuki değerlendirmeye açmak gerekir.