Kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talebi, uygulamada iki ayrı düzlemde yürür: veri sorumlusuna yöneltilen bireysel talep ve veri sorumlusunun kayıt sistemine ilişkin yükümlülükleri. VERBİS kaydı bulunan bir kuruluşa yapılan silme başvurusunda, talebin nasıl yazıldığı kadar yanıtın nasıl takip edildiği de sonucu belirler. Bu rehber, KVKK (6698) çerçevesinde silme ve yok etme başvurusunun kurulmasını, reddi hâlinde itiraz sırasını ve bildirimin geç görülmesinden doğan hak kaybını konu alıyor.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme Aynı Şey Değildir
Talep metninde hangi sonucun istendiği belirtilmezse, kuruluş genellikle kendisi için en kolay olanı seçer ve kaydınız pasife alınmıştır yanıtı gelir. Oysa pasife alma, verinin sistemde durmaya devam etmesi anlamına gelebilir. Başvuruda talebin türü, hangi veri kategorisi için istendiği ve hangi işleme faaliyetinin durdurulmasının beklendiği ayrı ayrı yazılmalıdır.
Başvuru Metnini Kuran Unsurlar
- Verinin kuruluşa hangi ilişki üzerinden ulaştığı: üyelik, sözleşme, form, çağrı kaydı, iş başvurusu
- İşlemenin dayandırıldığı sebebin ortadan kalktığına ilişkin açıklama
- Aynı verinin aktarıldığı üçüncü kişiler varsa, onlara da bildirim yapılması talebi
- Yedek sistemler ve arşiv kopyaları bakımından ayrıca sonuç istenmesi
Ret ya da Eksik Yanıt Gelirse
- Yanıtın gerekçesi türlere ayrılır: hukuki yükümlülük iddiası mı, teknik imkânsızlık iddiası mı, yoksa talebin kapsam dışı sayılması mı.
- Gerekçe hukuki yükümlülüğe dayandırılıyorsa, hangi mevzuattan doğduğu ve saklama süresinin bittiği tarih sorulur.
- Yanıt yetersizse idari şikâyet yolu değerlendirilir; bu aşamada ilk başvuru, yanıt ve ulaşma tarihleri tek bir dizinde birleştirilir.
- Aynı veri internette yayımlanmışsa 5651 kapsamındaki içerik kaldırma yolu paralel olarak gündeme gelebilir.
Bildirimin Geç Görülmesi Riski
Silme başvurularında yanıt çoğu zaman başvuru formunda yazılan e-postaya döner. Kurumsal bir adres kullanılmışsa ve o adres artık takip edilmiyorsa, yanıt tarihi ile öğrenme tarihi arasında haftalar oluşur. İtiraz penceresi ise yanıtın ulaşmasıyla işlemeye başlar. Bu nedenle başvuru dosyasında tek bir tebligat kanalı seçilmeli, kanal değişikliği ilgili kuruluşa yazılı olarak bildirilmelidir.
Kayıt Düzeninin Dosyaya Etkisi
VERBİS bildirimlerindeki veri kategorileri ile kuruluşun uygulamadaki işleme faaliyeti arasındaki fark, silme talebinde önemli bir tartışma başlığıdır. Talep edilen verinin hangi kategoride bildirildiği, saklama gerekçesinin tutarlılığını değerlendirmede pratik bir kıyas noktası sağlar.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Somut olayda saklama yükümlülüğü, işleme şartı ve başvuru yolu değişebileceğinden, dosyanızın kendi koşullarına göre bir hukukçudan görüş alınması önerilir.