Kişisel verilerine ilişkin bir talebi olan kişinin doğrudan Kurula başvurması, sık yapılan ve çoğu zaman zaman kaybıyla sonuçlanan bir hatadır. 6698 sayılı Kanun, iki aşamalı bir yapı kurmuştur ve bu aşamaların sırası ile süreleri birbirine bağlıdır.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunluluğu
İlgili kişi, verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltme, silme veya aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme gibi taleplerini önce veri sorumlusuna yöneltmek durumundadır. Bu aşama atlandığında Kurula yapılan şikâyet, başvuru yolu tüketilmediği gerekçesiyle sonuçsuz kalır. Başvurunun yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle yapılması ve kimliği doğrulanabilir biçimde iletilmesi gerekir. VERBİS kayıtları burada pratik bir işlev görür: doğru muhatabın ve iletişim adresinin tespiti için sicil kaydındaki bilgiler kullanılabilir.
Başvuru Metnini Doğru Kurmak
Başvurunun içeriği, sonraki aşamanın kapsamını da belirler. Talebin hangi veri kategorisine, hangi işleme faaliyetine ve hangi hukuki sebebe yöneldiği açıkça yazılmalıdır. Belirsiz ve genel ifadelerle yapılan başvurulara verilen genel cevaplar, şikâyet aşamasında değerlendirilecek somut bir çekişme bırakmaz. Talep birden fazla ise madde madde numaralandırılması, cevabın da kalem kalem alınmasını sağlar.
Cevapsızlık ve Şikâyet Aşaması
Veri sorumlusunun cevabı yetersiz görülürse ya da kanunda öngörülen sürede hiç cevap verilmezse, Kurula şikâyet yolu açılır. Bu aşamada süre, cevabın öğrenildiği tarihe ve başvuru tarihine bağlı olarak hesaplanır. Bu yüzden başvurunun gönderim tarihi kadar, cevabın tebliğ tarihi de kayıt altına alınmalıdır. Elektronik posta üzerinden yürütülen yazışmalarda, iletinin ulaştığını gösteren kayıtların saklanması ileride tartışmayı kapatır.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurulun verdiği kararlar idari nitelikte olduğundan, bunlara karşı idari yargıda dava açılır. Veri sorumlusu bakımından idari para cezasına karşı öngörülen yol da ayrıca kontrol edilmelidir; kabahat niteliğindeki yaptırımlar ile diğer idari işlemler için başvurulacak merci farklılaşabilir. Dava dilekçesi hazırlanırken, kararın hangi kısmına itiraz edildiği (tespit, talimat veya yaptırım) ayrı ayrı gösterilmelidir.
Tebligat Gecikmesinin İki Yönlü Riski
Bu alanda gecikme riski çift taraflıdır. İlgili kişi açısından, Kurul kararının eski adrese gönderilmesi dava açma süresini sessizce tüketebilir. Veri sorumlusu açısından ise VERBİS'te ve ticaret sicilinde kayıtlı iletişim bilgilerinin güncel tutulmaması, kendisine yöneltilen başvurudan haberdar olmaması sonucunu doğurur; cevapsız kalan başvuru ise doğrudan şikâyet konusu olur. Her iki taraf için de pratik önlem aynıdır: kayıtlı adres ve elektronik iletişim kanallarının düzenli olarak denetlenmesi.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeveyi anlatmak içindir. İşleme faaliyetinin niteliği, açık rıza ve diğer hukuki sebeplerin varlığı sonucu değiştireceğinden, somut başvurunuz için hukuki değerlendirme almanız yerinde olur.