Kişisel veri uyuşmazlıklarında en sık yapılan usul hatası, ilgili kişinin doğrudan Kurula başvurmasıdır. KVKK, 6698 ve 5651 ekseninde işleyen sistemde başvurunun sırası kanunla belirlenmiştir ve bu sıra atlandığında şikâyet incelenmeden iade edilir.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle iletmek zorundadır. Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Bu aşamada başvurunun hangi tarihte yapıldığı ve nasıl iletildiği belgelenmelidir; kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza veya iadeli taahhütlü gönderim ispat kolaylığı sağlar. Talebin kapsamı da net olmalıdır: bilgi talebi mi, silme talebi mi, aktarılan üçüncü kişilerin bildirilmesi mi istenmektedir.
Kurula Şikâyette Süre Yapısı
Veri sorumlusunun cevabını öğrenme tarihinden itibaren işleyen süre ile başvuru tarihinden itibaren işleyen üst süre birlikte gözetilir. Veri sorumlusu hiç cevap vermezse, otuz günlük sürenin dolmasının beklenmesi ve ancak ondan sonra şikâyet yoluna gidilmesi gerekir. Erken yapılan şikâyet usulden reddedilir ve bu sırada üst süre işlemeye devam eder; bu nedenle iki tarihin aynı takvimde izlenmesi zorunludur.
VERBİS Kaydının Yeri
Veri Sorumluları Sicili kaydı, veri işleme faaliyetinin şeffaflığını sağlayan idari bir yükümlülüktür ve kayıt yapılmış olması tek başına işlemenin hukuka uygunluğunu göstermez. Buna karşılık kayıttaki beyanlar denetimde önemli bir referanstır: sicilde bildirilen veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri ile fiilî uygulama arasındaki tutarsızlık, şikâyet dosyasında güçlü bir dayanak oluşturur. Kayıt yükümlülüğünden muaf tutulan gruplar dönemsel kararlarla belirlendiğinden, muafiyet iddiası güncel düzenleme üzerinden kontrol edilmelidir.
Şikâyet Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- İlgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri ile tebligata esas adres.
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve gönderim belgesi.
- Alınan cevap veya cevapsız kalındığına ilişkin açıklama.
- İhlal edildiği düşünülen ilke ve yükümlülüğün somut olayla ilişkisi.
- Talep: işlemenin durdurulması, silinmesi, yok edilmesi veya aktarımın engellenmesi.
Tebligat Gecikmesi ve Elektronik Adres
Kurul yazışmaları ile veri sorumlusunun cevapları çoğunlukla elektronik ortamda yürür. Kullanılmayan bir e-posta adresinin bildirilmesi, sürenin başladığının fark edilmemesine yol açar. Kurumlar bakımından ise kayıtlı elektronik posta kutusunun düzenli izlenmemesi, cevap süresinin kaçırılması ve idari yaptırım riskiyle sonuçlanır.
Karara Karşı Yargı Yolu
Kurul kararlarına karşı başvurulacak yargı yolu ve süre, kararın türüne göre belirlenir ve kararın kendisinde gösterilir. Bu bilgi, karar metni tebliğ alındıktan hemen sonra okunmalı; süre karar tarihinden değil tebliğ tarihinden itibaren hesaplanmalıdır.
Bu yazı genel bilgi sunar. Veri işleme faaliyetinizin yapısı ve başvuru geçmişiniz sonucu değiştirebileceğinden, şikâyet öncesinde belgelerinizin hukuki incelemeden geçirilmesi yararlı olur.