VERBİS kaydı, veri sorumlusu için tek seferlik bir formalite değil; denetim yazışmalarının başlangıç noktasıdır. Kayıt yükümlülüğü, kaydın güncel tutulması ve Kurumdan gelen bilgi taleplerine verilen cevaplar birbirine bağlı halkalardır. Bu rehber, VERBİS kaynaklı bir yazı, şikayet bildirimi veya karar elinize ulaştığında başvuru ve itiraz adımlarının hangi sırayla kurulacağına ve tebligatın geç ulaşmasının doğurduğu süre kaybına odaklanmaktadır.
Elinize Ulaşan Yazının Türünü Ayırt Etmeden Cevap Yazmayın
Kurumdan gelen her yazı aynı hukuki sonucu doğurmaz. Bilgi ve belge talebi, ilgili kişi şikayeti üzerine görüş sorulması, kayıt yükümlülüğüne ilişkin hatırlatma ve doğrudan yaptırım içeren karar birbirinden farklı yollara tabidir. İlk adım, yazının hangi kategoriye girdiğini ve ne tür bir cevap beklendiğini belirlemektir. Yanlış kategoriye göre yazılan bir cevap, sonraki aşamada aleyhe yorumlanabilecek kabuller içerebilir.
Veri Sorumlusuna Başvuru ile Kuruma Şikayet Ayrımı
KVKK sisteminde ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurması, cevap alamaması veya cevabı yetersiz bulması halinde Kuruma şikayet yoluna gitmesi esastır. Veri sorumlusu tarafındaysanız bu sıralamayı bilmek savunma açısından belirleyicidir: kendisine hiç başvurulmadan doğrudan yapılan şikayetlerde usule ilişkin itirazınız olabilir. İlgili kişi tarafındaysanız başvurunuzun tarihini, iletim yöntemini ve içeriğini ispatlayabilecek şekilde saklamanız gerekir.
Kayıt ve Envanter Uyumsuzluğu Nasıl Giderilir
- VERBİS beyanı ile fiilen yürütülen işleme faaliyetlerini kalem kalem karşılaştırın.
- İşleme amacı, hukuki sebep ve saklama süresi üçlüsünün beyanda tutarlı göründüğünden emin olun.
- Yurt dışına aktarım varsa hangi mekanizmaya dayanıldığını yazılı hale getirin.
- İrtibat kişisi bilgileri güncel değilse, tebligat sorunlarının çoğu buradan doğar.
Tebligat Gecikmesi Sizi Süresiz Bırakmaz
Uygulamada en sık karşılaşılan sorun, yazının kayıtlı adrese ulaşmasına rağmen kurum içinde ilgili birime geç iletilmesidir. Bu durumda süre, evrakın masanıza geldiği gün değil, usulüne uygun tebliğ tarihinden itibaren işler. Bu nedenle gelen evrak kayıt defterinin, e-tebligat ekranı çıktılarının ve kurum içi havale tarihlerinin bir arada saklanması gerekir. Tebliğin usulüne aykırı yapıldığını düşünüyorsanız, bu iddiayı esasa ilişkin savunmadan ayrı ve açık biçimde ileri sürmelisiniz; süre itirazının sonradan hatırlanması çoğu zaman geç kalır.
Karara Karşı Yol Haritası
Kurul kararına karşı izlenecek yargı yolu, kararın niteliğine göre farklılık gösterebildiğinden dilekçe hazırlanmadan önce güncel düzenlemenin kontrol edilmesi yerinde olur. Dava dilekçesinde yalnızca esasa girmek yerine, usule ilişkin eksiklikler, dinlenilme hakkının kullandırılıp kullandırılmadığı ve inceleme kapsamının şikayet konusuyla sınırlı kalıp kalmadığı ayrı başlıklar halinde tartışılmalıdır. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma talepleriyle KVKK başvurusu aynı olayda birleşiyorsa, iki sürecin takvimi tek tabloda izlenmelidir.
Yukarıdaki açıklamalar genel nitelikte bilgilendirmedir; her veri işleme faaliyetinin kendine özgü koşulları sonucu değiştirebilir. Somut dosyanız için belgeleriniz incelenerek hukuki değerlendirme yapılmasında yarar vardır.