Kişisel veri işleyen kuruluşlar bakımından idari para cezalarının önemli bir bölümü, veri işlemenin esasına değil aydınlatma yükümlülüğünün biçimine ilişkin eksikliklere dayanır. 6698 sayılı KVKK, aydınlatmayı verinin elde edildiği anda ve belirli bir içerikle yerine getirilmesi gereken bağımsız bir yükümlülük olarak düzenler. Aşağıdaki kontrol listesi hem yükümlülüğün yerine getirilmesi hem de ceza sürecinde izlenecek yol bakımından hazırlanmıştır.
Aydınlatma Metninde Aranan Unsurlar
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
- Verilerin hangi amaçla işleneceği ve kimlere hangi amaçla aktarılabileceği
- Toplama yöntemi ve hukuki sebep
- İlgili kişinin kanunda sayılan hakları
Metnin açık rıza formuyla birleştirilmesi en sık rastlanan yapısal hatadır. Aydınlatma bir bilgilendirme, açık rıza ise bir hukuki sebeptir; ikisinin tek bir onay kutusuna bağlanması, rızanın özgür iradeye dayanmadığı sonucunu doğurabilir.
Kanal Bazlı Uygulama Kontrolü
Aydınlatmanın yalnızca internet sitesinde yer alması yeterli değildir. Çağrı merkezi, fiziki form, mobil uygulama, işe alım süreçleri ve kamera kayıtları gibi her kanal için ayrı metin ve ayrı ispat kaydı gerekir. Kamera kayıtlarında katmanlı bilgilendirme kullanılıyorsa ilk katmandaki uyarının görünürlüğü de değerlendirilir. Site üzerinden yürütülen yayın faaliyetleri bakımından 5651 sayılı Kanundan doğan bilgilendirme ve kayıt yükümlülükleri ayrıca gözden geçirilmelidir.
İlgili Kişi Başvurusundan Kurul Şikâyetine
- İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; bu aşama atlanarak yapılan şikâyet değerlendirmeye alınmayabilir.
- Veri sorumlusu başvuruyu kanunda öngörülen süre içinde ve gerekçeli olarak yanıtlar.
- Yanıt verilmemesi veya yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır; şikâyet için kanunda ayrı bir süre öngörülmüştür.
- Kurul incelemesinde bilgi ve belge talebine süresinde cevap verilmemesi ayrıca yaptırım sebebidir.
Ceza Kararı Sonrası Kanun Yolu
İdari para cezasına karşı başvurulacak merci ve süre; karar metninde gösterilen kanun yolu bilgisine ve başvuru tarihinde yürürlükte olan düzenlemeye göre belirlenir. Bu konu mevzuat değişikliğine konu olduğundan, karar elinize ulaştığında güncel metnin teyit edilmesi gerekir. Kanun yolunun yanlış belirlenmesi, süre dolduktan sonra düzeltilemeyen bir kayba dönüşebilir; tebliğ tarihinin belgelenmesi bu nedenle ilk iştir.
Ceza Riskini Azaltan Kayıtlar
İncelemede en çok işe yarayan belgeler, yükümlülüğün fiilen yerine getirildiğini gösteren kayıtlardır: metnin yayımlandığı tarih, sürüm geçmişi, onay kayıtları, çalışan eğitim kayıtları ve veri envanteri. Envanter ile fiilî uygulama arasındaki tutarsızlık tek başına bir eksiklik göstergesi olarak değerlendirilebilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; kuruluşun veri işleme faaliyeti, sektörü ve kullandığı kanallar değerlendirmeyi değiştirir. Bir inceleme başlamışsa savunma metni hazırlanmadan önce hukuki destek alınması yerinde olur.