Veri sorumluları sicil yükümlülüğüne ilişkin bir yaptırımla karşılaştığında, tartışma çoğu zaman cezanın miktarından önce itirazın nereye yapılacağı üzerinde düğümlenir. KVKK, 6698 ve 5651 ekseninde işleyen bu alanda idari yaptırım kararlarına karşı izlenecek yol ile Kurulun diğer kararlarına karşı açılacak davanın yolu aynı değildir. Aşağıdaki liste, tebligat elinize ulaştıktan sonraki ilk adımları düzenler.
Tebliğ edilen belgeyi doğru okumak
- Belgenin bir idari yaptırım kararı mı, yoksa yükümlülüklerin yerine getirilmesine ilişkin bir talimat mı olduğunu ayırt edin.
- Kararın altında yer alan kanun yolu bildirimini not edin; başvurulacak mercii ve süre burada gösterilir.
- Tebliğ tarihini ve tebligatın kime yapıldığını belgeleyin; süre bu tarihten işler.
- Cezanın hangi yükümlülüğe dayandırıldığını maddeleyerek çıkarın; kayıt yükümlülüğü ile aydınlatma veya güvenlik yükümlülüğü farklı sonuçlar doğurur.
- Aynı olay için birden fazla yaptırım uygulanmışsa, her biri için ayrı takvim tutun.
Kayıt yükümlülüğü tartışmasında savunmanın çerçevesi
Sicile kayıt yükümlülüğünün kapsamı, veri sorumlusunun faaliyeti, çalışan sayısı ve işlediği verinin niteliğine göre değişir. Bu nedenle savunmada öncelikle yükümlülüğün gerçekten doğup doğmadığı ortaya konulmalıdır. Yükümlülük varsa, bu kez kaydın hangi tarihte ve hangi kapsamda yapıldığı, sistem kayıtlarıyla desteklenmelidir. Yükümlülüğün ihlal edildiği kabul edilse dahi, yaptırımın ölçülülüğüne ilişkin değerlendirme ayrıca ileri sürülebilir.
Dosyaya konulacak belgeler
- Sicil kaydına ilişkin sistem çıktıları ve tarihli ekran kayıtları
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama-imha politikası
- Aydınlatma metinleri ile açık rıza alma süreçlerinin kayıtları
- Veri işleyenlerle imzalanmış sözleşmeler ve gizlilik taahhütleri
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin iç denetim veya eğitim kayıtları
İtiraz dilekçesinde nelerden kaçınmalı
Yaptırıma itiraz metninin yalnızca cezanın ağırlığından yakınan bir dille yazılması, dosyayı güçlendirmez. Somut olarak hangi maddi tespitin hatalı olduğu, hangi belgenin dikkate alınmadığı ve hangi hukuki değerlendirmenin sonucu değiştireceği gösterilmelidir. Ayrıca yükümlülüğün geç yerine getirildiği kabul ediliyorsa, gecikmenin nedenleri ve alınan düzeltici önlemler belgeye bağlanarak sunulmalıdır.
Yanlış merciye başvurunun etkisi
İdari yaptırım kararlarına ilişkin itiraz süreleri kısadır ve görevsiz bir mercie yapılan başvuru bu süreyi kendiliğinden korumaz. Kurumla yazışmayı sürdürmek, itiraz süresini durdurmaz. Bu nedenle bir yandan idari yazışma yürütülüyorsa, diğer yandan kanun yolu takvimi bağımsız biçimde işletilmeli; kararın altındaki kanun yolu bildirimi esas alınarak başvuru mercii teyit edilmelidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Veri sorumlusunun faaliyet alanı, işlenen verinin kapsamı ve kararın gerekçesi izlenecek yolu değiştirebileceğinden, karar örneği üzerinden ayrıntılı hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.