Kişisel verilerin imhası tartışması çoğu zaman aydınlatma metninde başlar. 6698 sayılı KVKK sisteminde veri sorumlusunun beyan ettiği işleme amacı ve saklama süresi, ileride yapılacak silme talebinin ölçüsünü belirler. Bu rehber, aydınlatma yükümlülüğü ile imha yükümlülüğü arasındaki bağı kurarak, talebin yanlış mercie gitmesini önlemeye odaklanır.
Aydınlatma Metni Saklama Süresini Bağlar
Aydınlatma metninde hangi verinin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiği açıklanır. Amaç ortadan kalktığında verinin saklanmaya devam etmesi için ayrı bir dayanak gerekir. Uygulamada sık görülen sorun, metinlerde mevzuatta öngörülen süre boyunca gibi belirsiz ifadelerin kullanılmasıdır. Bu tür bir ifadeye dayanarak yapılan ret cevabı, hangi mevzuata dayanıldığı sorulduğunda çoğu zaman somutlaştırılamaz.
Talep Geldiğinde İşleme Şartı Yeniden Değerlendirilir
- Rıza ile işlenen veriler bakımından rızanın geri alınması, işlemeyi dayanaksız bırakır.
- Sözleşmenin ifası amacıyla işlenen veriler, ilişki sona erdiğinde farklı bir hukuki sebebe dayanmıyorsa imha kapsamına girer.
- Hukuki yükümlülük nedeniyle saklanan veriler, yalnızca o yükümlülüğün kapsadığı alanla sınırlı tutulmalıdır.
- Meşru menfaate dayanan işlemede denge testinin güncel olup olmadığı ayrıca sorgulanabilir.
Talebi Daraltmak Sonucu Güçlendirir
Tüm verilerin silinmesini isteyen genel bir talep, çoğunlukla tek cümlelik bir ret ile karşılanır. Buna karşılık pazarlama kayıtları, çağrı ses kayıtları, konum geçmişi ve üçüncü taraflara aktarılan kayıtlar gibi alt başlıklara ayrılmış bir talep, her kalem için ayrı cevap verilmesini gerektirir. Aktarılan taraflara bildirim yapılması istemi de talebe açıkça eklenmelidir; aksi halde yalnızca ana kayıt üzerinde işlem yapılır.
Merci Kontrol Listesi
- Başvuru, veri sorumlusuna yöneltildi mi? Ön başvuru yapılmadan yapılan şikâyet değerlendirilmeyebilir.
- Başvuru kanalı, aydınlatma metninde gösterilen usule uygun mu?
- Cevap süresi takvime işlendi ve cevapsızlık ihtimali için şikâyet metni hazırlandı mı?
- İnternet ortamındaki bir içerik söz konusuysa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki hâkimlik yolu ayrıca değerlendirildi mi?
- Zarar doğmuşsa tazminat talebinin ayrı bir yolda ileri sürüleceği not edildi mi?
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
İşletmeler açısından bu tartışmayı azaltan en etkili adım, saklama ve imha politikasının aydınlatma metniyle uyumlu tutulmasıdır. Veri kategorisi bazında sürelerin yazılması, periyodik imha takviminin işletilmesi ve yedek ortamlardaki kopyaların da kapsama alınması gerekir. Kayıt altına alınmamış bir imha işlemi, denetim sırasında yapılmamış sayılabilir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; veri türü, işleme amacı ve sektörel düzenlemeler değiştikçe sonuç da değişir. Somut başvurunuz için bir hukukçudan destek almanız süreç yönetimini kolaylaştırır.