6698 sayılı KVKK uygulamasında iki başlık sık sık birbirine karışır: VERBİS kayıt yükümlülüğü ve ilgili kişinin Kurula şikâyet hakkı. Birincisi veri sorumlusunun idari bir ödevi, ikincisi ise veri öznesinin hak arama yoludur. Bu rehber, her iki tarafın da aynı dosyada hangi adımı hangi sırayla atması gerektiğini gösterir.
VERBİS Bir Beyandır, Bir Muafiyet Değil
Veri Sorumluları Sicili kaydı, şirketin hangi veri kategorilerini hangi amaçla işlediğini ve kimlere aktardığını kamuya beyan etmesini sağlar. Kayıt yaptırmış olmak, işlemenin hukuka uygun olduğu anlamına gelmez; aynı şekilde kayıt yükümlülüğünden muaf olmak da aydınlatma, veri güvenliği ve saklama süresi yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Beyanın envanterle örtüşmemesi, denetimde ilk fark edilen tutarsızlıktır. Bu nedenle sicil beyanı ile kişisel veri işleme envanteri aynı kaynaktan üretilmelidir.
Şikâyetten Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunludur
İlgili kişi doğrudan Kurula gidemez; önce veri sorumlusuna yazılı olarak başvurmak zorundadır. Veri sorumlusunun talebi sonuçlandırması için otuz günlük süresi vardır. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi Kurula şikâyette bulunabilir. Bu aşamada iki süre birlikte işler: cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün. Ön başvuru yapılmadan iletilen şikâyetler usul yönünden işleme alınmaz; bu, uygulamada en sık kaybedilen aşamadır.
Başvuru ve Şikâyet Dilekçesinde Aranan Unsurlar
- Başvurucunun kimlik ve iletişim bilgileri ile tebligata elverişli adresi.
- Talebin hangi haktan doğduğunun açıkça belirtilmesi: bilgi talebi, düzeltme, silme veya aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirim.
- Veri sorumlusuna yapılan ilk başvurunun tarihi ve gönderim kaydı.
- Alınan cevabın örneği veya cevapsız kaldığına dair beyan.
- Konuya ilişkin ekran görüntüleri, sözleşme ve açık rıza metinleri.
Aydınlatma ile Açık Rıza Ayrımı
Uygulamada en çok karşılaşılan hata, her işleme için açık rıza alınmaya çalışılmasıdır. Sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük ve meşru menfaat gibi işleme şartlarının bulunduğu hâllerde açık rıza aranmaz; buna rağmen alınan rıza, hizmetin şartına bağlandığında geçersiz sayılabilir. Özel nitelikli verilerde ise rejim daha katıdır ve ek güvenlik tedbirleri gerekir.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul kararlarına ve uygulanan idari para cezalarına karşı başvurulacak merci mevzuatta değişikliğe uğramıştır. Bu nedenle karar tebliğ edildiğinde, başvuru yolunu ve süresini kararın kendi bildirim metninden ve yürürlükteki güncel düzenlemeden teyit etmek gerekir. Yanlış mercie yapılan başvuru süreyi korumadığı için, dosyanın esası tartışılmadan hak kaybı doğabilir.
Yukarıdaki bilgiler genel niteliktedir. İşleme faaliyetinin kapsamı ve veri kategorileri sonucu değiştirdiğinden, hem uyum çalışmasında hem de şikâyet aşamasında bir hukukçudan görüş alınması yerinde olur.