Kişisel veri uyuşmazlıklarında dosyaların önemli bir bölümü içerik tartışmasına gelmeden, takvim nedeniyle kapanır. İlgili kişi doğrudan şikâyet yoluna gider, veri sorumlusu ise sicil yükümlülüğünü bir defalık kayıt işlemi sanır. Oysa 6698 sayılı Kanun hem başvuru hem de sicil tarafında sürekliliği olan bir usul öngörür.
Sicil kaydı statik bir belge değildir
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine yapılan kayıt, işlenen veri kategorileri, aktarım yapılan taraflar, saklama süreleri ve alınan tedbirler üzerinden beyana dayanır. Şirketin faaliyeti değiştiğinde, yeni bir yazılım ya da tedarikçi devreye girdiğinde beyanın güncellenmemesi tek başına bir uyumsuzluk kaynağıdır. Denetimde ilk bakılan noktalardan biri, sicildeki beyan ile envanterdeki gerçek durumun örtüşüp örtüşmediğidir.
İlgili kişi başvurusunda işleyen iki ayrı takvim
Kanun, ilgili kişinin taleplerini önce veri sorumlusuna iletmesini öngörür ve veri sorumlusuna talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırma yükümlülüğü yükler. Cevap olumsuzsa ya da hiç verilmezse Kurula şikâyet yolu açılır; şikâyet için cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz günlük ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler. Bu iki sürenin birlikte hesaplanmaması, uygulamadaki en yaygın hak kaybı sebebidir.
Başvuruyu geçersiz kılan usul hataları
- Başvurunun kimlik doğrulaması yapılamayacak bir kanaldan gönderilmesi
- Talebin hangi veriye ilişkin olduğunun somutlaştırılmaması
- Veri sorumlusu yerine yalnızca veri işleyene başvurulması
- Gönderim tarihini ispatlayacak bir kayıt bırakılmaması
- Kuruma şikâyet aşamasında veri sorumlusuna başvuru yapıldığının belgelenememesi
Veri sorumlusu tarafında hazırlık
Başvuruya otuz gün içinde cevap verebilmek, cevabın o gün üretilmesiyle değil, öncesinde kurulan altyapıyla mümkün olur. Kişisel veri envanterinin güncel tutulması, her veri kategorisi için hukuki sebebin önceden belirlenmiş olması ve aktarım yapılan taraflarla sözleşmesel çerçevenin kurulmuş olması gerekir. İnternet ortamındaki içerik ve erişim kayıtları söz konusu olduğunda 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin de aynı envanterde izlenmesi, iki mevzuatın çakıştığı noktalarda çelişkili beyanı önler.
Otuz günlük takvimi yönetmek
- Başvurunun ulaştığı tarih tek bir kayıt defterine işlenir.
- Talep, silme, düzeltme, bilgi verme veya aktarımı durdurma başlıklarına ayrıştırılır.
- İlgili birimlerden bilgi toplama için iç son tarih, yasal sürenin bitiminden önceye konur.
- Cevap yazısı, hangi talebin hangi gerekçeyle karşılandığını kalem kalem gösterir.
- Cevabın tebliğ edildiği tarih ve kanal ayrıca belgelenir.
Buradaki anlatım genel bir çerçeve sunar. Başvurunun içeriği, verinin niteliği ve kurumsal yapı değiştikçe izlenecek adımlar da farklılaşacağından, somut olayda hukuki değerlendirme alınması yerinde olacaktır.