Kişisel veri işleyen her yapı için aydınlatma yükümlülüğü, en görünür ama en çok ihmal edilen başlıktır. 6698 sayılı Kanun kapsamında yürütülen incelemelerde metnin varlığı kadar, içeriğinin gerçek veri işleme faaliyetiyle örtüşüp örtüşmediği denetlenir. Bu rehber, aydınlatma metninin nasıl kurulacağını ve idari para cezasıyla karşılaşıldığında izlenecek yolu ele alır.
Metin değil, envanter önce gelir
Aydınlatma metni bir şablon işi değildir; hangi verinin, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlendiğini gösteren envanterin dışa dönük özetidir. Bu nedenle önce veri akışı çıkarılmalı, sonra metin yazılmalıdır. Envanterle uyuşmayan bir metin, ihlali gizlemek şöyle dursun, incelemede çelişki olarak kayda geçer.
Aydınlatma ile açık rızayı karıştırmamak
- Aydınlatma, veri işlemenin her hâlinde yerine getirilmesi gereken bir bilgilendirmedir; rıza alınmasına bağlı değildir.
- Açık rıza, yalnızca kanunda sayılan diğer işleme şartlarının bulunmadığı hâllerde gündeme gelir ve özgür iradeyle, belirli bir konuya ilişkin olarak verilmelidir.
- Hizmetin sunulmasını rızaya bağlamak, rızayı sakatlayan en yaygın uygulamalardan biridir.
- Aydınlatma metni ile rıza metninin aynı kutucukta birleştirilmesi, her ikisini de tartışmalı hâle getirir.
Ceza tebliğ edildiğinde ilk kontrol listesi
- Tebligatın hangi adrese ve hangi tarihte yapıldığı belirlenir; başvuru süresi bu tarihe göre hesaplanır.
- Kararda hangi yükümlülüğün ihlal edildiği ve hangi somut bulguya dayanıldığı tek tek ayrıştırılır.
- İnceleme sırasında sunulan savunma ile kararda esas alınan tespitler karşılaştırılır; dikkate alınmayan belgeler not edilir.
- İdari para cezasına karşı öngörülen kanun yolu ve başvurulacak merci teyit edilir.
- Ceza ile birlikte verilmiş düzeltme talimatı varsa, itirazdan bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken hususlar ayrılır.
İtiraz mı, uyum çalışması mı, ikisi birden mi?
Uygulamada en verimli yaklaşım, itiraz yolunu işletirken uyum eksiklerini de kapatmaktır. Zira sonraki incelemelerde tekrar eden ihlal, çok daha ağır sonuç doğurur. İtirazın gerekçesi kurulurken cezanın miktarına değil, ihlalin varlığına ve ölçüsüne odaklanılmalı; kurum içi yapılan iyileştirmeler tarih ve belgeyle gösterilmelidir.
Verinin hukuka aykırı işlendiğini ileri süren ilgili kişi tarafından ayrıca tazminat talep edilebileceği de göz önünde tutulmalıdır. Bu ihtimalde, ilgili kişiyle yürütülecek görüşme ile idari süreç birbirinden bağımsız yürür; birinde varılan mutabakat diğerini kendiliğinden sonlandırmaz.
Bilgilendirme
Bu içerik genel çerçeveyi aktarır; veri işleme faaliyetinizin kapsamı ve sektörünüze özgü düzenlemeler sonucu değiştirebilir. İdari yaptırım kararıyla karşılaştığınızda, süre kaybetmemek için belgelerinizi bir hukukçuyla birlikte gecikmeden gözden geçirmeniz uygun olur.