Veri sorumlularının karşılaştığı yaptırımların önemli bir bölümü, ihlalin ağırlığından değil sürecin yanlış yönetilmesinden doğar. Aydınlatma yükümlülüğü basit bir metin işi gibi görünse de, denetimde ilk sorulan ve ispat yükü tamamen veri sorumlusuna ait olan başlıklardan biridir.
Aydınlatma Metni Neden Tek Başına Yetmez
6698 sayılı Kanun, kişisel veri işlenmeden önce ilgili kişinin bilgilendirilmesini arar. Uygulamada sorun genellikle metnin varlığında değil, sunum anında ve kanıtlanabilirliğinde ortaya çıkar. Aydınlatmanın veri işleme faaliyetinden önce yapıldığı, hangi kanaldan sunulduğu ve içeriğin o tarihte ne olduğu gösterilemiyorsa yükümlülük yerine getirilmemiş sayılabilir. Ayrıca aydınlatma ile açık rızanın aynı kutuda birleştirilmesi, ikisinin de sakatlanmasına yol açan yaygın bir hatadır.
İlgili Kişi Başvurusu: Zorunlu İlk Basamak
Verisi işlenen kişi doğrudan Kurula gidemez. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması, ancak cevap verilmemesi veya cevabın yetersiz bulunması halinde şikayet yoluna gidilmesi gerekir. Bu basamak atlandığında şikayet usulden değerlendirilmez. Veri sorumlusu açısından bakıldığında ise başvuruya kanuni süre içinde ve gerekçeli yanıt vermek, sonraki aşamada en güçlü savunma malzemesidir.
Cezaya İtirazda Yargı Yolu Tartışması
Kurulun idari para cezası kararına karşı hangi yargı koluna gidileceği, uygulamada en çok hata yapılan noktadır. Kabahat niteliğindeki yaptırımlar bakımından sulh ceza hakimliği ile idari yargı arasındaki ayrım, 6698 sayılı Kanunda yapılan değişikliklerle birlikte farklı dönemlerde farklı biçimlerde uygulanmıştır. Bu nedenle başvurudan önce kararın tebliğ tarihinde yürürlükte olan kanun metninin ve karar altındaki başvuru yolu bildiriminin mutlaka kontrol edilmesi gerekir. Yanlış mercie yapılan itirazda dosya çoğu kez görev yönünden reddedilir ve kısa olan başvuru süresi bu arada tükenebilir.
Denetim Öncesi İç Kontrol Listesi
- Her veri işleme faaliyeti için hukuki sebebin ayrı ayrı yazılı olarak belirlenmesi
- Aydınlatma metninin sunulduğu anın log veya arayüz kaydıyla belgelenmesi
- Açık rızanın ayrı bir irade beyanı olarak alınması ve geri alınabilir tasarlanması
- VERBİS kaydı ile fiili işleme envanterinin birbirini tutması
- İlgili kişi başvurularının tarih ve içerikle izlendiği bir kayıt defteri tutulması
Ceza Gelmişse Savunmanın Kurgusu
- Tebliğ tarihi ve başvuru süresinin ilk gün netleştirilmesi
- Kararda dayanılan tespitlerin tek tek hangi belgeye dayandığının ayrıştırılması
- İhlalin niteliği, süresi ve etkilenen kişi sayısı yönünden ölçülülük itirazının hazırlanması
- İhlal sonrası alınan düzeltici önlemlerin tarihli biçimde dosyaya konması
Bu içerik yalnızca genel bilgilendirme sağlar. Veri işleme süreçlerinin yapısı ve karara konu tespitler sonucu belirgin biçimde etkileyebileceğinden, başvuru öncesinde konuya hakim bir hukukçuya danışılması uygun olur.