6698 sayılı Kanun, veri sorumluları için iki farklı yükümlülük katmanı kurar: kayıt ve envanter düzenine ilişkin olanlar ile ilgili kişilerin taleplerine cevap vermeye ilişkin olanlar. VERBİS kaydı birinci katmana aittir ve pratikte çoğu zaman bir uyum belgesi olarak değerlendirilir. İkinci katmandaki başvuru süreci ise, aşamaları karıştırıldığında hak kaybı doğuran bir zincir halinde işler.
VERBİS Kaydı Bir Savunma Belgesine Nasıl Dönüşür
Kayıt yükümlülüğü kapsamındaki veri sorumlusunun sisteme girdiği bilgiler, işleme amaçları ve saklama süreleriyle birlikte beyan edilir. Bir şikâyet incelemesinde bu beyan, kişisel veri işleme envanteri ve aydınlatma metinleriyle karşılaştırılır. Üç belge arasında çelişki varsa, savunma kendiliğinden zayıflar. Bu nedenle envanterin güncellenmesi ve VERBİS beyanının fiilî uygulamayla uyumlu tutulması, sonradan üretilemeyecek bir savunma altyapısıdır.
Başvuruyu İspatlanabilir Kanaldan Yapmak
- Yazılı başvuru: imzalı dilekçe ve teslim kaydı
- Kayıtlı elektronik posta veya güvenli elektronik imzalı e-posta
- Veri sorumlusuna daha önce bildirilmiş ve sistemde kayıtlı e-posta adresi
- Başvuruda talebin açık biçimde yazılması ve kimlik bilgisinin eksiksiz verilmesi
Çağrı merkezi kaydı veya sosyal medya mesajı çoğu zaman başvuru olarak kabul edilmez. Kanalın seçimi, sonradan sürelerin işlediğini gösterebilmenin tek yoludur.
Üç Aşamalı Süre Zinciri
Kanun, veri sorumlusuna başvuruyu cevaplaması için en geç otuz günlük bir süre tanır. Talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması hâlinde ilgili kişi öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul'a şikâyette bulunabilir. Bu üç sayının birbirine bağlı çalıştığı çoğu zaman gözden kaçar: veri sorumlusu hiç cevap vermediğinde de saat durmaz, tersine altmış günlük dış sınır işlemeye devam eder.
Yaptırım Kararına Karşı Doğru Merci
Kurul incelemesi sonucunda verilen idari para cezalarına ve diğer kararlara karşı gidilecek yargı yolu, işlemin niteliğine göre farklılık gösterebilir. Bu ayrımın baştan yapılmaması, dilekçenin görevsiz mercie sunulmasına ve sürenin bu arada tükenmesine yol açar. Tebligatın alındığı tarih hemen not edilmeli ve kanun yolu tercihi karar metnindeki bilgilendirme ile birlikte değerlendirilmelidir. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma talepleri ise ayrı bir usule tabidir ve KVKK başvurusunun yerine geçmez.
Son Değerlendirme
Buradaki anlatım genel bir yol haritasıdır. Veri işleme faaliyetinizin ölçeği, sektörünüz ve talebin içeriği izlenecek adımları değiştirebilir; kurumsal bir uyum sorunuyla karşı karşıyaysanız süreç başlamadan hukuki görüş almanız daha güvenli olacaktır.