Veri sorumlusu için en kritik soru genellikle verinin işlenip işlenmediği değil, işlemenin hangi hukuki sebebe dayandığı ve bunun belgelenip belgelenemediğidir. Denetimde açık rızaya dayanıldığı söylenip rızanın alındığına dair kayıt sunulamadığında savunma zayıflar. KVKK ve 6698 ekseninde bu yazı, açık rızanın ispatını ve idari para cezasına itirazda süre yönetimini konu alıyor.
Açık Rıza Son Çare Olmalı, İlk Tercih Değil
Kanun, kişisel verilerin işlenmesi için açık rıza dışında da hukuki sebepler öngörür: sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, meşru menfaat gibi. Uygulamada sık görülen hata, her işleme faaliyeti için rıza metni imzalatmaktır. Oysa dayanılabilecek başka bir sebep varken rıza alınması, ilgili kişinin rızasını geri çekmesi hâlinde faaliyeti tümüyle durdurma riski doğurur. Bu nedenle savunmanın temeli, veri envanteri üzerinde her faaliyetin hukuki sebebinin ayrı ayrı gösterilmesidir.
Rızanın Geçerliliğini Belirleyen Unsurlar
- Belirli bir konuya ilişkin olması; genel ve kapsayıcı ifadeler geçerliliği zayıflatır
- Bilgilendirmeye dayanması ve aydınlatma metninin rızadan önce sunulduğunun gösterilmesi
- Özgür iradeyle verilmesi; hizmetin şartı hâline getirilmemesi
- Rıza ile aydınlatma metinlerinin ayrı ayrı sunulması
- Rızanın alındığı an, kanal ve içeriğe ilişkin sistem kaydının tutulması
Elektronik ortamda alınan rızalarda kayıt, kutucuğun işaretlendiği anı, sürüm numarasını ve gösterilen metnin o tarihteki hâlini içermelidir. Metin sonradan güncellendiğinde eski sürüm arşivlenmemişse ispat güçleşir.
İdari Para Cezasına İtirazda Yol ve Süre
Kurul tarafından uygulanan idari para cezasına karşı itiraz, kabahatlere ilişkin genel usul çerçevesinde yürütülür. Burada iki ayrı risk vardır: başvurunun yanlış mercie yapılması ve kısa itiraz süresinin kaçırılması. Kararın tebliğ edildiği tarih, sürenin başlangıcı bakımından belirleyicidir; bu nedenle tebligat zarfı ve tebliğ tarihini gösteren belge mutlaka saklanmalıdır. Başvurulacak merci ve süre, kararın kendisinde yer alan bilgilendirme bölümünden teyit edilmelidir.
- Tebliğ tarihini kayda geçirin ve son günü ayrıca işaretleyin.
- İtiraz dilekçesinde hem usule hem esasa ilişkin sebepleri birlikte ileri sürün.
- Veri envanteri, aydınlatma metinleri ve teknik tedbir kayıtlarını ek olarak sunun.
- Ceza öncesinde Kuruma sunulan savunma ile itiraz dilekçesi arasındaki tutarlılığı kontrol edin.
Kapanış
Veri koruma dosyalarında savunmanın gücü, olaydan sonra yazılan dilekçeden çok, önceden tutulmuş kayıtlara bağlıdır. Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır; işleme faaliyetinizin niteliği sonucu değiştirebileceğinden konuya hâkim bir hukukçuyla çalışmanız yerinde olur.