VERBİS kaydı, veri sorumlusunun kendi beyanıdır; ancak bu beyan, bir uyuşmazlık çıktığında aleyhe delil olarak da okunabilir. Sicile bildirilen saklama süresi ile fiilen uygulanan saklama süresi arasındaki fark, silme ve yok etme tartışmalarının en somut dayanağını oluşturur. 6698 sayılı KVKK çerçevesinde tutulan bu kayıt, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki teknik saklama yükümlülükleriyle birlikte değerlendirildiğinde tablo daha da karmaşık hâle gelir. Bu rehber, sicil beyanını ispat aracı olarak kullanmaya odaklanır.
Beyan ile Uygulama Arasındaki Fark
Sicilde belirli bir kategori için sınırlı bir saklama süresi bildirilmişken verinin o sürenin ötesinde tutulduğu gösterilebiliyorsa, veri sorumlusunun savunma alanı belirgin biçimde daralır. Bu nedenle silme talebi hazırlanırken önce sicildeki kayıt incelenmeli, ardından verinin hâlâ işlendiğini gösteren somut kanıt eklenmelidir.
Kurum Tarafında Kurulması Gereken Düzen
- Saklama ve imha politikasının sicildeki beyanla birebir uyumlu olması
- Periyodik imha işlemlerinin tarih ve kapsam bilgisiyle tutanaklandırılması
- Yedek ortamlar ve arşiv kopyalarının imha kapsamına dahil edilmesi
- Aktarım yapılan taraflara imha bildiriminin gönderildiğini gösteren kayıtlar
- Sicil beyanında değişiklik yapıldığında, değişikliğin gerekçesinin kurum içinde belgelenmesi
İlgili Kişi Tarafında Delil Toplama
- Sicil kaydının ilgili kategoriye ilişkin bölümünün tarihli çıktısı alınır.
- Verinin hâlâ mevcut olduğunu gösteren kanıt üretilir: gelen ileti, arama sonucu, hesap ekranı.
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tebliğ kaydı saklanır.
- Cevabın içeriği ile sicil beyanı yan yana konularak çelişki gösterilir.
Sürelerin Ayrı Ayrı İşlemesi
Veri sorumlusuna başvuru cevabı için tanınan süre, Kurula şikâyet için tanınan süre ve tazminat talebine ilişkin zamanaşımı birbirinden bağımsız işler. Kurum tarafında ise ihlal bildirimi yükümlülüğü, ihlalin öğrenilmesine bağlı olarak kısa sürede doğar ve gecikme başlı başına bir aykırılık oluşturur. Her iki taraf için de tek bir tarih cetveli tutmak, sonradan yapılacak savunmanın temelidir.
Denetimde Sorulan Sorulara Hazırlık
İnceleme başladığında istenen belgeler genellikle aynıdır: envanter, politika, imha tutanakları, aydınlatma metinleri ve aktarım kayıtları. Bunlar denetim yazısı geldikten sonra hazırlanmaya başlandığında, tarih tutarsızlıkları belgenin kendisini zayıflatır.
Buradaki değerlendirmeler genel çerçeve içindir; her kurumun veri işleme yapısı ve teknik altyapısı farklıdır. Sicil beyanı ile fiili uygulama arasındaki uyumu, bir uyuşmazlık doğmadan önce hukuki ve teknik destekle gözden geçirmenizde yarar vardır.