Kişisel verilere ilişkin taleplerde en sık yapılan hata, doğrudan Kurula şikâyet yoluna gidilmesidir. 6698 sayılı Kanun, Kurula şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuruyu bir ön koşul olarak düzenler ve bu aşamaya bağlı süreleri de ayrıca belirler. Bu rehber, VERBİS yükümlülükleri ile başvuru–şikâyet takvimini bir arada ele alır.
İki Aşamalı Yolun Süre Mantığı
Kanun, ilgili kişinin talebini önce veri sorumlusuna iletmesini öngörür. Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Şikâyet için, cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün öngörülmüştür. Bu iki sürenin birlikte işlediği, yani cevap gelmese dahi altmış günlük üst sınırın işlemeye devam ettiği çoğu zaman gözden kaçar.
Başvuruyu Usulüne Uygun Yapmak
- Başvurunun yazılı veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle yapılması
- Kimlik bilgilerinin ve talebin konusunun açıkça yazılması
- Talebin hangi hakka dayandığının (bilgi talebi, silme, düzeltme, aktarılan üçüncü kişilere bildirim) ayrı ayrı belirtilmesi
- Tebliğ tarihini gösteren bir kaydın (KEP, iadeli taahhütlü posta veya sistem çıktısı) saklanması
Başvurunun ulaştığı tarih belgelenmediğinde, altmış günlük üst sınırın ne zaman dolduğu tartışmalı hâle gelir ve şikâyet süre yönünden reddedilebilir.
VERBİS Kaydının Dosyaya Etkisi
VERBİS, veri sorumlusunun işleme faaliyetlerini beyan ettiği kayıt sistemidir. Kayıt yükümlülüğü, istisna kapsamında olup olmadığına göre değişir. Bir uyuşmazlıkta VERBİS beyanı ile fiilî işleme faaliyeti arasındaki uyumsuzluk, aydınlatma ve hukuki sebep tartışmasında belirleyici olabilir. İlgili kişi tarafında ise VERBİS kaydı, veri sorumlusunun kimliğini ve irtibat kişisini doğru tespit etmeye, dolayısıyla başvuruyu yanlış muhataba göndermemeye yarar. Yanlış muhataba yapılan başvuru süreyi başlatmayabilir.
Şikâyet ile Tazminat Yolunun Ayrılması
Kurula şikâyet, idari yaptırım sürecini başlatır; kişilik haklarına saldırıdan doğan tazminat talebi ise ayrı bir yargı yolunda ve kendi zamanaşımı içinde ileri sürülür. Bu iki yolu tek takvimde izlemek gerekir, çünkü Kurul sürecinin sonuçlanmasını beklemek tazminat talebinde süre kaybına yol açabilir. Kurulun verdiği kararlara karşı idari yargı yolunun ve buna bağlı sürelerin ayrıca hesaplanması da planın parçası olmalıdır.
Kapanış
Burada anlatılanlar genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri sorumlusunun statüsü, talebin konusu ve başvurunun iletilme biçimi süre sonuçlarını doğrudan etkilediğinden, başvuru metni gönderilmeden önce muhatabın ve dayanılacak hakların dosya özelinde belirlenmesi yerinde olur.