VERBİS, veri sorumlularının işleme faaliyetlerini beyan ettiği kayıt sistemidir ve pek çok uyuşmazlıkta ilk bakılan yer burasıdır. Kayıtta görünen envanter ile fiilen işlenen veri örtüşmüyorsa, ilgili kişinin başvurusu karşısında verilecek cevap daha baştan zayıflar. 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun ekseninde bu yazı, kayıt yükümlülüğü ile başvuru sürelerini tek bir usul takviminde birleştirir.
Kayıt Yükümlülüğü ve Envanterin Doğruluğu
Kayıt yükümlülüğü herkes için aynı kapsamda değildir; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve faaliyet konusu gibi ölçütler belirleyicidir. Ancak yükümlülük kapsamı dışında kalmak, aydınlatma ve veri güvenliği yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Envanterin, saklama süreleri ve aktarım alıcı grupları bakımından gerçek uygulamayla uyumlu tutulması gerekir; beyan ile pratiğin ayrışması, denetimde tek başına bir eksiklik olarak değerlendirilebilir.
İlgili Kişi Başvurusunda Sürenin Başladığı An
KVKK sistemi sıralı bir yol öngörür: ilgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur, ancak bundan sonra Kurula şikâyet yoluna gidebilir. Veri sorumlusu, talebi niteliğine göre en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Başvurunun reddi, verilen cevabın yetersiz olması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.
Başvuru Dosyasını Güçlendiren Unsurlar
- Başvurunun hangi tarihte, hangi kanaldan yapıldığını gösteren teslim kaydı
- Talebin hangi hakka dayandığının açıkça yazılması
- Veri sorumlusunun cevabının tarih ve içerik olarak arşivlenmesi
- Zarar iddiası varsa bunun ayrı belgelerle desteklenmesi
Tebligat Gecikmesi ve Süre Kaybı
Bu alanda en sinsi kayıp, cevabın geç ulaşmasıyla yaşanır. Elektronik ortamdan yapılan başvuruya fiziki yazıyla dönülmesi, cevabın eski adrese gitmesi veya kurum içi yönlendirmede beklemesi, şikâyet için öngörülen sürenin fark edilmeden erimesine sebep olur. Başvuru tarihinin ayrı bir takvime işlenmesi ve altmış günlük dış sınırın en baştan not edilmesi, cevabın hiç gelmediği hâllerde bile hakkın korunmasını sağlar.
Yukarıdakiler yol gösterici bir çerçevedir; işleme faaliyetinizin niteliği yükümlülükleri ve süreleri değiştirebilir. Kendi veri süreçleriniz bakımından ayrıntılı bir değerlendirme yaptırmanız tavsiye edilir.