Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın geçerliliği, denetimlerde en çok tartışılan başlıklardan biridir. 6698 sayılı KVKK kapsamında verilen idari para cezalarına karşı yürütülecek süreçte ise asıl belirleyici unsur, kararın tebliğ edildiği tarih ve itirazın hangi merciye yapılacağıdır. Bu rehber, veri sorumlusu tarafının zaman planına odaklanır.
Açık Rızanın Geçerlilik Ölçütleri
Rızanın geçerli sayılabilmesi için belirli bir konuya ilişkin olması, bilgilendirmeye dayanması ve özgür iradeyle açıklanması gerekir. Uygulamada en sık rastlanan sorun, hizmetin verilmesinin rıza şartına bağlanması ve rızanın diğer metinlerin içine gömülmesidir. Ceza kararına karşı savunma hazırlanırken önce bu üç ölçüt kendi belgeleriniz üzerinde test edilmelidir.
Ceza Kararının Tebliği ve İtiraz
İdari yaptırım kararına karşı başvuru süresi tebliğ tarihinden itibaren işler. Şirketlerde kararın ilgili birime ulaşmaması ya da elektronik tebligat kutusunun izlenmemesi, süresi içinde itiraz edilememesine yol açar. Bu nedenle tebligat kutusunun sorumluluğu tek bir kişiye bağlanmalı ve yedek erişim tanımlanmalıdır.
Savunma Dosyasının İçeriği
- Aydınlatma metinlerinin tarihli sürümleri ve yayımlandığı yerler.
- Rıza kayıtlarının nasıl alındığını gösteren sistem kayıtları.
- Veri işleme envanteri ve saklama sürelerine ilişkin politika belgeleri.
- İhlal bildirimi yapılmışsa bildirimin tarihi ve kapsamı.
- Alınan teknik ve idari tedbirlere ilişkin belgeler.
Ceza Miktarını Etkileyen Unsurlar
Savunmada yalnızca hukuka aykırılık iddiasının reddedilmesi değil, ihlalin kapsamı ve alınan düzeltici adımlar da anlatılmalıdır. Etkilenen kişi sayısı, verinin niteliği ve sorunun giderilmesi için atılan somut adımlar, değerlendirmede ölçülülük tartışmasının merkezinde yer alır.
Süreci İzleme Alışkanlığı
- Karar tarihinin, tebliğ tarihinin ve başvuru tarihinin tek tabloda tutulması.
- Aynı konuda 5651 kapsamında ayrı bir yükümlülük doğup doğmadığının kontrolü.
- Düzeltici işlemlerin tarihli biçimde belgelendirilmesi.
- Benzer süreçlerin tekrarını önleyecek iç prosedürün yazılı hâle getirilmesi.
Bu yazı genel bilgi sunar. Veri işleme faaliyetinin niteliği ve karar gerekçesi savunmanın çerçevesini değiştirebileceğinden, karar metni incelenmeden yapılacak değerlendirme eksik kalır.