6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kaydı ve bildirim yükümlülükleri, ihlal hâlinde idari para cezasıyla yaptırıma bağlanmıştır. Bu rehber, kayıt yükümlülüğünün kapsamından cezaya itiraz aşamasına kadar işletmelerin karşılaştığı temel soruları ele alır.
VERBİS Yükümlülüğünün Kapsamı
Her veri sorumlusu otomatik olarak sicile kayıtla yükümlü değildir; yükümlülük, işlenen verinin niteliği, çalışan sayısı ve yıllık ölçütler gibi kriterlerle belirlenir. Bu nedenle bir işletmenin ilk yapması gereken, kendi durumunun kayıt eşiklerini karşılayıp karşılamadığını belgelemektir. Yükümlü olunmadığı hâlde ceza gelmişse, bu belgeleme itirazın temelini oluşturur.
Ceza Bildirimi Elinize Ulaştığında
İdari para cezası kararı tebliğ edildiğinde, cezaya karşı sulh ceza hâkimliğine başvuru yolu açıktır. Burada süre, hak düşürücü niteliktedir; tebliğ tarihinin doğru saptanması bu yüzden kritiktir. Tebligatın usulüne uygun yapılıp yapılmadığı bile başlı başına bir itiraz gerekçesi olabilir.
- Tebliğ tarihini ve tebligatın usulünü doğrulayın.
- Cezanın dayandığı somut yükümlülük ihlalini tespit edin.
- Yükümlülüğün size ait olup olmadığını belgelerle karşılaştırın.
- Varsa ihlalin giderildiğini gösteren kanıtları toplayın.
İtirazda Öne Çıkan Savunma Eksenleri
İtiraz dilekçesinde yalnızca "ceza fahiştir" demek yeterli olmaz. Etkili bir savunma; yükümlülüğün kapsam dışı olduğu, ihlalin bulunmadığı, ihlal varsa da kusurun ağırlığı ve giderilme çabası gibi somut eksenlere dayanmalıdır. Verinin niteliği ve mağduriyetin boyutu, ölçülülük değerlendirmesinde önem taşır.
Kayıt Sürecini Yeniden Kurmak
Ceza süreci devam ederken, gelecekteki riskleri azaltmak için VERBİS kaydı, aydınlatma metinleri ve saklama-imha politikaları gözden geçirilmelidir. Bu düzeltmeler, hem sürecin tekrarını önler hem de iyi niyetin göstergesi olarak dosyaya yansıtılabilir.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir. VERBİS yükümlülüğü ve ceza değerlendirmesi işletmenin faaliyet yapısına göre farklılaşabileceğinden, somut durumda profesyonel hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.